Muốn một thông báo gửi qua email đứng vững khi tranh chấp, bạn cần chứng minh được ba điều: gửi đúng địa chỉ mà hợp đồng quy định, nội dung gửi đi đúng như bản bạn trình ra, và thời điểm gửi nằm trong thời hạn. Cách chắc nhất là kết hợp ký số thông báo, gửi tới đúng địa chỉ đã thoả thuận, lưu nguyên thư kèm thông tin kỹ thuật, và với thông báo quan trọng thì dùng thêm dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu hoặc gửi song song bằng đường bưu chính có báo phát.
Bài viết theo cả hai phía. Bên gửi cần biết cách tạo bằng chứng; bên nhận cần biết khi nào một thông báo điện tử được coi là đã đến tay mình, để không bỏ lỡ thời hạn chỉ vì thư nằm trong hộp thư rác. Phần hiệu lực của thông báo theo từng loại hợp đồng là vấn đề của luật hợp đồng; ở đây chỉ bàn cách gửi và giữ bằng chứng điện tử.
Vì sao thông báo qua email hay bị chối
Thư điện tử nhanh, rẻ và đã thành thói quen, nên phần lớn thông báo trong quan hệ làm ăn giờ được gửi qua email. Vấn đề là chính những đặc điểm làm email tiện lợi cũng làm nó yếu khi tranh chấp. Thư có thể bị bộ lọc đưa vào mục thư rác, địa chỉ nhận có thể là của một nhân viên đã nghỉ, tệp đính kèm có thể không mở được. Bên nhận không thiện chí có sẵn nhiều lý do để nói chưa nhận.
Ở phía bên gửi, lỗi hay gặp là gửi thông báo quan trọng như gửi thư thường: không kiểm địa chỉ trong hợp đồng, không ký số, nội dung chung chung, đính kèm tệp chỉnh sửa được. Khi tranh chấp, bản in thư từ hộp thư đã gửi là thứ duy nhất họ có, và bên kia dễ dàng đặt câu hỏi về tính nguyên vẹn của nó.
Không có cách gửi nào loại bỏ hoàn toàn rủi ro, nhưng có thể giảm rất nhiều bằng vài thói quen đơn giản, làm từ khi soạn hợp đồng chứ không đợi đến lúc cần gửi thông báo.
Điều khoản thông báo trong hợp đồng quyết định nhiều nhất
Ghi rõ địa chỉ thư điện tử nhận thông báo. Hợp đồng nên ghi cụ thể địa chỉ email nhận thông báo của mỗi bên, tốt nhất là địa chỉ chung của bộ phận như pháp chế, kế toán thay vì địa chỉ cá nhân một nhân viên.
Ghi rõ khi nào thông báo được coi là đã nhận. Ví dụ: khi thư tới hệ thống thư của bên nhận, hoặc sau một số ngày làm việc kể từ khi gửi nếu không bị trả lại. Không thoả thuận thì sẽ áp dụng nguyên tắc chung về thời điểm nhận thông điệp dữ liệu theo luật, vốn dễ gây tranh cãi hơn.
Ghi nghĩa vụ báo khi đổi địa chỉ. Bên nào đổi địa chỉ nhận thông báo mà không báo cho bên kia thì thông báo gửi tới địa chỉ cũ vẫn được coi là hợp lệ. Điều khoản này bảo vệ cả hai phía.
Ghi loại thông báo phải gửi kèm đường khác. Với thông báo chấm dứt hợp đồng hay vi phạm nghiêm trọng, nhiều bên thoả thuận gửi đồng thời bằng email và bưu chính. Tốn thêm một chút công nhưng giảm rủi ro rất nhiều.
Ghi yêu cầu ký số với thông báo quan trọng. Thoả thuận rằng thông báo có giá trị khi được ký số bởi người có thẩm quyền giúp hai bên phân biệt thông báo chính thức với thư trao đổi thường ngày.
Gửi một thông báo quan trọng qua email: trình tự nên làm
Ví dụ giả định: công ty A ở Bắc Ninh cần gửi thông báo chấm dứt hợp đồng cung cấp linh kiện cho công ty B vì B giao trễ nhiều lần. Trình tự dưới đây dùng được cho phần lớn thông báo có hệ quả pháp lý.
- Mở hợp đồng, đọc lại điều khoản thông báo và điều khoản chấm dứt: gửi tới địa chỉ nào, cần báo trước bao nhiêu ngày, nội dung bắt buộc là gì.
- Soạn thông báo thành tệp riêng, định dạng PDF, ghi căn cứ điều khoản, sự việc, yêu cầu và thời hạn. Không viết thẳng vào thân thư mà không có tệp.
- Ký số tệp bằng chứng thư của doanh nghiệp hoặc của người đại diện có thẩm quyền, có gắn dấu thời gian nếu phần mềm hỗ trợ.
- Gửi từ địa chỉ thư chính thức của công ty tới đúng địa chỉ trong hợp đồng, đồng gửi cho người liên hệ thường ngày để tăng khả năng có người đọc.
- Với thông báo có giá trị lớn, gửi thêm qua dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu hoặc qua bưu chính có báo phát, tuỳ điều khoản hợp đồng.
- Lưu thư đã gửi ở dạng tệp gốc nguyên vẹn, gồm cả phần tiêu đề kỹ thuật, không chỉ in ra hay chụp màn hình.
- Theo dõi phản hồi. Nếu thư bị trả lại hay không có phản hồi trong thời gian hợp lý, gửi lại theo đường khác và ghi lại toàn bộ.
Các cách tạo bằng chứng và sức nặng của từng cách
Bảng so sánh theo mức độ khó bị phản bác. Thứ tự chỉ mang tính tham khảo; đánh giá chứng cứ cụ thể do cơ quan giải quyết tranh chấp quyết định.
| Cách làm | Chứng minh được gì | Điểm yếu |
|---|---|---|
| Ảnh chụp màn hình thư đã gửi | Có một thư với nội dung như ảnh | Rất dễ bị cho là chỉnh sửa |
| Bản lưu thư gốc kèm tiêu đề kỹ thuật | Thư đi qua máy chủ thư vào thời điểm ghi trong tiêu đề | Vẫn là bằng chứng do một bên giữ |
| Thư kèm tệp đã ký số và có dấu thời gian | Người ký, nội dung không bị sửa, thời điểm tệp tồn tại | Chưa chứng minh bên kia đã nhận |
| Xác nhận từ dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu | Nội dung, bên gửi, thời điểm gửi và tuỳ dịch vụ là thời điểm tới hệ thống nhận | Tốn thêm chi phí, cần bên nhận có địa chỉ đúng |
| Bên nhận trả lời xác nhận đã nhận | Bên nhận biết thông báo | Phụ thuộc thiện chí bên nhận |
Khi giao dịch có giá trị lớn, nên kết hợp ít nhất hai cách từ nửa dưới bảng. Một thư phản hồi ngắn của bên nhận, kể cả chỉ là đã nhận, thường có giá trị chứng minh rất tốt, vì vậy đừng ngại đề nghị bên kia xác nhận.
Lưu thư đã gửi đúng cách để còn dùng được khi tranh chấp
Bằng chứng tốt nhất bị vô hiệu nếu đến lúc cần thì không còn bản gốc. Với thư điện tử, bản gốc không phải là bản in hay ảnh chụp, mà là chính tệp thư, gồm phần nội dung, tệp đính kèm và phần tiêu đề kỹ thuật ghi đường đi của thư qua các máy chủ. Phần mềm thư phổ biến đều cho phép lưu một thư thành tệp riêng; người phụ trách nên làm việc này ngay sau khi gửi thông báo quan trọng.
Tệp thư, tệp thông báo đã ký số và mọi xác nhận gửi nhận nên được lưu trong hồ sơ của chính hợp đồng đó, ở thư mục dùng chung của công ty có sao lưu, không chỉ nằm trong hộp thư cá nhân. Đặt tên tệp theo một quy ước, ví dụ số hợp đồng, loại thông báo, ngày gửi, để vài năm sau người khác vẫn tìm được. Hộp thư cá nhân có thể bị xoá khi nhân viên nghỉ việc, còn dịch vụ thư có thể bị đổi khi công ty chuyển nhà cung cấp.
Đừng mở tệp thông báo đã ký số ra sửa rồi lưu đè. Chỉ một thay đổi nhỏ cũng làm chữ ký số báo không hợp lệ và bản lưu mất giá trị. Nếu cần chỉnh nội dung, soạn một thông báo mới, ký và gửi lại, giữ nguyên bản cũ. Với tranh chấp đã phát sinh, việc trích xuất và xuất trình thư điện tử làm chứng cứ có những yêu cầu riêng; phần này nên hỏi luật sư hoặc người làm nghề về chứng cứ điện tử.
Phía bên nhận: đừng để thông báo nằm im trong hộp thư
Nếu bạn là bên nhận, nguyên tắc ngược lại cũng đúng. Thông báo gửi tới địa chỉ ghi trong hợp đồng có thể bị coi là đã nhận kể cả khi không ai trong công ty mở thư. Thư rơi vào mục thư rác, người phụ trách nghỉ phép, hộp thư đầy, đều là chuyện nội bộ của bạn và hiếm khi được chấp nhận làm lý do.
Vì vậy, doanh nghiệp nên dùng địa chỉ chung cho việc nhận thông báo hợp đồng, có ít nhất hai người cùng đọc, kiểm tra mục thư rác định kỳ và đặt quy tắc chuyển tiếp khi nhân viên nghỉ việc. Khi đổi địa chỉ, gửi thông báo đổi địa chỉ cho tất cả đối tác theo đúng điều khoản hợp đồng và lưu lại bằng chứng đã gửi.
Khi nhận được thông báo bất lợi, như thông báo chấm dứt hay yêu cầu bồi thường, bạn không nên im lặng hy vọng bên kia không chứng minh được việc gửi. Trả lời bằng văn bản, nêu quan điểm của mình, đề nghị gặp trao đổi. Im lặng đôi khi bị diễn giải là chấp nhận, và làm mất cơ hội thương lượng trước khi vụ việc đi xa hơn.
Lỗi hay gặp khiến thông báo mất giá trị
Những lỗi dưới đây xuất hiện thường xuyên trong các tranh chấp hợp đồng nhỏ và vừa, và đều tránh được nếu làm theo trình tự ở trên.
- Gửi tới địa chỉ cá nhân của người liên hệ thay vì địa chỉ ghi trong hợp đồng, rồi người đó đã nghỉ việc.
- Gửi qua ứng dụng nhắn tin trong khi hợp đồng quy định thông báo phải bằng văn bản gửi tới địa chỉ cụ thể.
- Đính kèm tệp văn bản chỉnh sửa được, không ký số, khiến bên kia đặt nghi vấn về nội dung.
- Không ghi căn cứ điều khoản, không nêu rõ yêu cầu và thời hạn, làm thông báo bị coi là thư trao đổi thông thường.
- Xoá hoặc dọn hộp thư theo định kỳ, mất bản gốc thư đã gửi khi cần đến.
- Gửi muộn so với thời hạn báo trước trong hợp đồng, rồi tranh cãi về cách tính ngày.
Câu hỏi thường gặp
Thông báo chấm dứt hợp đồng gửi qua email có hợp lệ không?
Thường là hợp lệ nếu hợp đồng cho phép thông báo bằng thư điện tử hoặc không cấm, và bạn gửi đúng địa chỉ, đúng nội dung, đúng thời hạn. Một số loại hợp đồng có quy định riêng về hình thức thông báo, nên đọc kỹ hợp đồng và luật chuyên ngành trước khi gửi.
Thư rơi vào mục thư rác có được coi là đã nhận không?
Thường khó lấy đó làm lý do chưa nhận, vì thư đã tới hệ thống thư của bên nhận và việc lọc thư là cài đặt nội bộ của họ. Kết luận cụ thể còn tuỳ điều khoản hợp đồng và đánh giá của cơ quan giải quyết tranh chấp.
Có cần gửi kèm bưu chính khi đã gửi email không?
Không bắt buộc nếu hợp đồng không yêu cầu, nhưng với thông báo quan trọng như chấm dứt hợp đồng, đòi bồi thường, gửi song song là cách an toàn. Hai đường bổ sung cho nhau, khó để bên kia chối cả hai.
Tin nhắn qua ứng dụng chat có dùng thay email được không?
Tin nhắn là thông điệp dữ liệu và có thể là chứng cứ, nhưng nếu hợp đồng quy định thông báo phải gửi tới địa chỉ thư điện tử hay địa chỉ trụ sở, gửi qua ứng dụng chat dễ bị coi là chưa đúng cách. Dùng tin nhắn để nhắc bên kia kiểm tra email thì tốt.
Bên kia đổi email mà không báo thì làm sao?
Nếu hợp đồng có điều khoản buộc báo khi đổi địa chỉ, thông báo gửi tới địa chỉ cũ thường vẫn được coi là hợp lệ. Bạn nên lưu bằng chứng đã gửi tới địa chỉ trong hợp đồng, đồng thời gửi thêm qua đường bưu chính tới trụ sở đăng ký của họ.
Khi nào nên hỏi luật sư trước khi gửi thông báo?
Khi thông báo có thể dẫn tới chấm dứt hợp đồng, yêu cầu bồi thường lớn hay khởi kiện. Một câu chữ sai trong thông báo có thể làm bạn mất quyền hoặc tự nhận lỗi. Có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để rà nội dung trước khi gửi.