Với ký số từ xa, khoá bí mật nằm trên hệ thống của nhà cung cấp, còn điện thoại của bạn là thiết bị xác thực để phê duyệt từng lần ký. Đổi điện thoại thì phải đăng ký thiết bị mới theo quy trình của nhà cung cấp trước khi xoá ứng dụng ở máy cũ; mất điện thoại thì liên hệ nhà cung cấp khoá hoặc tạm dừng tài khoản ký ngay. Chứng thư số không cần thay chỉ vì đổi máy, nhưng nếu nghi ai đó đã dùng máy mất để ký, nên đề nghị tạm dừng chứng thư.
Bài đi qua bốn tình huống hay gặp: đổi máy theo kế hoạch, đổi số điện thoại, mất hoặc bị trộm máy, và máy hỏng đột ngột. Mỗi tình huống có thứ tự việc làm riêng. Cách đăng ký thiết bị, hình thức xác thực (ứng dụng, mã gửi về số điện thoại, sinh trắc trên máy) khác nhau giữa các nhà cung cấp, nên bạn đối chiếu với hướng dẫn của bên mình.
Điện thoại đóng vai trò gì trong ký số từ xa
Khi bạn ký một văn bản bằng ký số từ xa, phần mềm ký gửi yêu cầu lên hệ thống của nhà cung cấp. Hệ thống đó chỉ dùng khoá bí mật của bạn để tạo chữ ký sau khi bạn phê duyệt, thường bằng ứng dụng trên điện thoại kèm mã PIN hoặc vân tay, khuôn mặt, hoặc bằng mã gửi về số điện thoại đã đăng ký. Điện thoại vì thế giống chiếc chìa thứ hai: không có nó, không ai ký được bằng tên bạn, kể cả khi biết mật khẩu tài khoản.
Điều này làm ký số từ xa tiện hơn token ở chỗ không phải mang thiết bị riêng, nhưng cũng chuyển rủi ro sang chiếc điện thoại bạn dùng hằng ngày. Mất điện thoại không khoá màn hình, để người khác mượn máy đã đăng nhập sẵn ứng dụng ký, hay cài ứng dụng ký trên máy dùng chung của gia đình đều làm yếu chiếc chìa thứ hai này.
Một điểm hay bị nhầm: thiết bị xác thực gắn với tài khoản ký, không gắn với chứng thư. Đổi thiết bị xác thực không làm đổi chứng thư, không cần đăng ký lại trên cổng thuế hay các hệ thống khác. Chỉ khi chứng thư bị thu hồi và cấp mới thì mới cần.
Bốn tình huống và việc cần làm
Bảng tóm tắt hướng xử lý. Chi tiết từng bước nằm ở các mục bên dưới.
| Tình huống | Mức khẩn | Việc đầu tiên |
|---|---|---|
| Đổi sang điện thoại mới theo kế hoạch | Thấp | Đăng ký thiết bị mới trước, xoá ứng dụng ở máy cũ sau |
| Đổi số điện thoại (thuê bao mới) | Trung bình | Cập nhật số với nhà cung cấp trước khi huỷ số cũ |
| Mất hoặc bị trộm điện thoại | Cao | Liên hệ nhà cung cấp khoá tài khoản ký hoặc tạm dừng chứng thư |
| Điện thoại hỏng đột ngột | Trung bình, cao nếu sát hạn nộp | Liên hệ nhà cung cấp làm thủ tục đăng ký thiết bị mới có xác minh |
Mức khẩn của tình huống hỏng máy phụ thuộc lịch nộp hồ sơ. Không nguy hiểm về bảo mật, nhưng có thể làm bạn trễ hạn nếu rơi vào cuối kỳ.
Ngược lại, mất máy luôn là tình huống khẩn dù đang giữa kỳ hay cuối kỳ, vì bạn không biết máy đang ở trong tay ai. Đừng chờ tới sáng hôm sau hay tới giờ hành chính mới báo, hãy dùng mọi kênh hỗ trợ khẩn mà nhà cung cấp công bố.
Đổi điện thoại theo kế hoạch: làm đúng thứ tự
Sai lầm phổ biến nhất là xoá ứng dụng hoặc khôi phục cài đặt gốc máy cũ trước khi đăng ký máy mới. Làm theo thứ tự dưới đây để tránh.
- Đọc hướng dẫn chuyển thiết bị của nhà cung cấp; nhiều bên có chức năng chuyển ngay trong ứng dụng.
- Cài ứng dụng ký số từ xa trên máy mới từ kho ứng dụng chính thức, đăng nhập tài khoản.
- Thực hiện đăng ký thiết bị mới, thường cần phê duyệt từ máy cũ hoặc xác minh với nhà cung cấp.
- Ký thử một văn bản bằng máy mới, xác nhận yêu cầu phê duyệt về đúng máy mới.
- Huỷ đăng ký máy cũ trong ứng dụng hoặc nhờ nhà cung cấp gỡ, rồi mới xoá ứng dụng và dữ liệu trên máy cũ.
- Trước khi bán hay cho máy cũ, khôi phục cài đặt gốc.
Nếu điện thoại là máy công ty cấp cho nhân viên giữ chứng thư tổ chức, việc đổi máy nên được ghi trong sổ quản lý chứng thư như một lần giao nhận.
Mất hoặc bị trộm điện thoại: thứ tự xử lý
Báo nhà cung cấp ký số trước tiên. Đề nghị khoá tài khoản ký hoặc tạm dừng chứng thư, tuỳ cách nhà cung cấp tổ chức. Đây là bước chặn mọi yêu cầu ký mới từ máy bị mất.
Khoá thuê bao với nhà mạng. Nếu nhà cung cấp gửi mã xác thực qua tin nhắn về số điện thoại, khoá thuê bao ngăn người khác nhận mã. Sau đó làm lại SIM theo thủ tục của nhà mạng.
Khoá hoặc xoá máy từ xa nếu có thể. Dùng chức năng tìm và xoá thiết bị của hệ điều hành. Việc này bảo vệ cả ứng dụng ký lẫn các ứng dụng ngân hàng, thư điện tử trên máy.
Kiểm tra lịch sử ký. Đăng nhập tài khoản ký trên máy tính hoặc nhờ nhà cung cấp xem có yêu cầu ký nào trong khoảng thời gian từ khi mất máy. Có giao dịch lạ thì xử lý như chứng thư bị lộ: thu hồi, lưu chứng cứ, báo bên đã nhận văn bản.
Đăng ký thiết bị mới. Khi đã có máy mới và SIM mới, làm thủ tục đăng ký thiết bị với xác minh danh tính, rồi khôi phục tài khoản ký nếu đã bị khoá.
Đổi số điện thoại và máy hỏng đột ngột
Đổi số điện thoại là tình huống dễ bị coi nhẹ. Nếu nhà cung cấp dùng số điện thoại để gửi mã xác thực hoặc để xác minh khi bạn cần hỗ trợ, số cũ bị nhà mạng thu hồi và cấp cho người khác có thể khiến người lạ nhận được mã của bạn. Hãy cập nhật số mới với nhà cung cấp ký số, và với các hệ thống khác dùng số điện thoại để xác thực, trước khi huỷ thuê bao cũ.
Máy hỏng đột ngột không gây rủi ro bảo mật lớn như mất máy, nhưng bạn mất thiết bị xác thực mà không thể dùng nó để phê duyệt việc chuyển. Khi đó phải liên hệ nhà cung cấp làm thủ tục đăng ký thiết bị mới có xác minh danh tính, thường lâu hơn chuyển máy theo kế hoạch. Nếu đang sát hạn nộp hồ sơ, nói rõ với bộ phận hỗ trợ để họ ưu tiên.
Với chứng thư của tổ chức dùng ký số từ xa, nên có phương án dự phòng: một người thứ hai được uỷ quyền với chứng thư riêng, hoặc thoả thuận trước với nhà cung cấp về quy trình khẩn khi người giữ thiết bị xác thực không liên lạc được. Phương án dự phòng phải hợp lệ và có văn bản, không phải chuyện đưa mật khẩu cho đồng nghiệp.
Khoá tài khoản ký hay tạm dừng chứng thư: chọn mức nào
Khoá tài khoản ký. Chặn mọi yêu cầu ký mới qua tài khoản, chứng thư vẫn còn hiệu lực. Phù hợp khi bạn vừa mất máy nhưng chưa có dấu hiệu bị dùng, và muốn khôi phục nhanh khi có máy mới.
Tạm dừng chứng thư. Chứng thư bị đánh dấu không còn hiệu lực tạm thời, mọi phần mềm kiểm tra đều thấy. Phù hợp khi nghi đã có người cố ký, hoặc khi tài khoản ký có dấu hiệu bị đăng nhập lạ.
Thu hồi chứng thư. Chấm dứt vĩnh viễn, phải cấp mới và đăng ký lại trên các hệ thống. Dùng khi đã có văn bản bị ký trái phép hoặc không thể chắc tài khoản còn an toàn.
Hỏi nhà cung cấp mức nào họ hỗ trợ. Không phải bên nào cũng tách rõ ba mức này. Khi gọi, mô tả tình huống và hỏi phương án chặn được ký mới nhanh nhất, rồi mới tính chuyện khôi phục.
Ví dụ giả định: giám đốc mất điện thoại khi đi công tác
Ví dụ giả định: giám đốc một công ty phân phối ở Cần Thơ dùng ký số từ xa cho chứng thư của công ty, điện thoại xác thực là máy cá nhân. Trong chuyến công tác, anh bị mất máy ở sân bay vào tối thứ Sáu. Kế toán cần ký tờ khai vào thứ Hai.
Cách xử lý hợp lý: ngay tối đó, anh dùng máy của đồng nghiệp gọi tổng đài nhà mạng khoá thuê bao, rồi gửi yêu cầu khoá tài khoản ký tới nhà cung cấp qua kênh hỗ trợ khẩn, ghi rõ thời điểm mất máy. Sáng thứ Hai, anh làm lại SIM, mua máy mới, liên hệ nhà cung cấp đăng ký thiết bị mới có xác minh danh tính, rồi kiểm tra lịch sử ký trong khoảng thời gian mất máy. Không thấy giao dịch lạ, tài khoản được mở lại và kế toán ký tờ khai trong ngày.
Điều giúp mọi thứ suôn sẻ là anh ghi kênh hỗ trợ khẩn của nhà cung cấp trong sổ tay công tác chứ không chỉ trong điện thoại, và công ty đã thống nhất trước lịch nộp để có một ngày dự phòng.
Giữ chiếc chìa thứ hai cho an toàn hằng ngày
Phần lớn sự cố với ký số từ xa có thể tránh bằng vài thói quen với chính chiếc điện thoại.
- Đặt khoá màn hình bằng mật mã đủ dài hoặc sinh trắc, không để máy mở khi rời khỏi bàn.
- Đặt mã riêng cho ứng dụng ký, không trùng mã mở khoá máy hay mã ngân hàng.
- Không cài ứng dụng ký số trên máy dùng chung trong gia đình hoặc máy của người khác.
- Chỉ phê duyệt yêu cầu ký mà chính bạn vừa tạo; nhận được yêu cầu lạ thì từ chối và báo nhà cung cấp.
- Cập nhật hệ điều hành và ứng dụng ký từ kho chính thức; không cài ứng dụng ký từ đường dẫn người khác gửi.
- Ghi kênh hỗ trợ khẩn của nhà cung cấp ở chỗ dễ tìm ngoài chiếc điện thoại, vì khi mất máy bạn sẽ không mở được danh bạ trong đó.
Thói quen thứ tư quan trọng nhất. Kẻ gian có thể lừa bạn phê duyệt một yêu cầu ký bằng cách gọi điện giả làm nhân viên hỗ trợ; không nhân viên chính thức nào cần bạn phê duyệt yêu cầu ký thay cho họ.
Câu hỏi thường gặp
Đổi điện thoại có phải xin cấp lại chứng thư số không?
Không. Đổi điện thoại chỉ đổi thiết bị xác thực, chứng thư số giữ nguyên số hiệu và thời hạn. Bạn không cần đăng ký lại chứng thư trên cổng thuế hay các hệ thống khác, chỉ cần đăng ký thiết bị mới với nhà cung cấp ký số.
Có thể dùng ký số từ xa trên hai điện thoại cùng lúc không?
Tuỳ nhà cung cấp. Một số bên chỉ cho một thiết bị xác thực tại một thời điểm vì lý do an toàn. Nếu cần nhiều người cùng ký cho tổ chức, cách đúng thường là mỗi người có chứng thư riêng, không phải chia sẻ một thiết bị.
Mất điện thoại nhưng máy có khoá màn hình thì có cần báo nhà cung cấp không?
Nên báo. Khoá màn hình giảm rủi ro nhưng không loại bỏ hết, và bạn cũng cần đăng ký thiết bị mới. Báo sớm giúp ghi nhận thời điểm mất máy, có ích nếu sau này phát sinh chuyện chữ ký lạ.
Người khác mượn điện thoại có ký được bằng chữ ký số của mình không?
Nếu máy đang mở và ứng dụng ký không đặt mã riêng, người đó có thể phê duyệt yêu cầu ký đã được tạo từ tài khoản của bạn. Đây là lý do nên đặt mã riêng cho ứng dụng ký và không cho mượn máy đang mở.
Đổi máy từ hệ điều hành này sang hệ điều hành khác có khó hơn không?
Thường không khó hơn về thủ tục, vì việc đăng ký thiết bị làm qua tài khoản ký. Chỉ cần ứng dụng của nhà cung cấp có bản cho hệ điều hành mới. Kiểm tra trước khi mua máy.
Nhân viên nghỉ việc mang theo điện thoại đã đăng ký ký số từ xa của công ty thì sao?
Công ty liên hệ nhà cung cấp gỡ thiết bị đó khỏi tài khoản ký ngay trong ngày nhân viên nghỉ, đổi thông tin đăng nhập, và nếu cần thì thu hồi chứng thư cấp cho vị trí đó. Quy trình giao nhận nên được ghi trong quy chế quản lý chứng thư.