Với hợp đồng giá trị lớn, một chữ ký số hợp lệ mới chỉ là lớp đầu tiên. Bạn cần thêm ít nhất bốn lớp: kiểm thẩm quyền của người ký phía bên kia, gắn dấu thời gian từ tổ chức được cấp phép, ký đúng trình tự giữa các bên trên cùng một tệp, và lưu bản gốc điện tử ở nơi cả hai bên đều có quyền truy cập. Thông báo và phụ lục phát sinh trong quá trình thực hiện cũng phải đi theo cùng chuẩn đó, không được buông lỏng sau khi ký xong bản chính.
Bài này không bàn câu hỏi hợp đồng điện tử có giá trị hay không, vì Luật Giao dịch điện tử 2023 đã thừa nhận điều đó. Câu hỏi ở đây là làm sao để một hợp đồng mua bán thiết bị, hợp đồng thi công, hợp đồng phân phối có giá trị vài tỷ đồng ký qua mạng vẫn đứng vững nếu một bên muốn phủ nhận. Mức giá trị thế nào là lớn tuỳ quy mô doanh nghiệp; bạn tự đặt ngưỡng trong quy chế nội bộ.
Rủi ro thật nằm ở đâu
Tranh chấp về hợp đồng điện tử hiếm khi xoay quanh việc chữ ký số có đúng kỹ thuật hay không. Phần mềm kiểm tra chữ ký trả lời câu đó trong vài giây. Rủi ro thật nằm ở những chỗ con người: người ký phía bên kia không có thẩm quyền, chứng thư dùng để ký là của công ty nhưng người cầm token không được giao việc đó, bản hai bên ký không phải cùng một tệp, phụ lục sau này chỉ được trao đổi qua thư mà không ký.
Ví dụ giả định: một công ty xây dựng ký hợp đồng mua thép với nhà cung cấp, chữ ký số phía nhà cung cấp là chứng thư tổ chức hợp lệ. Khi giá thép tăng, nhà cung cấp nói người ký là nhân viên kinh doanh tự ý dùng token của công ty, giám đốc không hề biết. Chữ ký vẫn hợp lệ về kỹ thuật, nhưng câu chuyện đã chuyển sang thẩm quyền và quản lý nội bộ của bên kia, kéo dài tranh chấp nhiều tháng.
Vì vậy, lớp bảo đảm cho hợp đồng lớn chủ yếu là lớp quy trình, không phải mua thêm công nghệ. Công nghệ chỉ giúp ghi lại quy trình đó một cách khó chối cãi.
Các lớp bảo đảm theo mức rủi ro
Bảng gợi ý cách chia lớp. Ngưỡng giá trị là ví dụ giả định, mỗi doanh nghiệp tự đặt theo quy mô và khẩu vị rủi ro của mình.
| Mức | Ví dụ giao dịch | Lớp bảo đảm nên có |
|---|---|---|
| Thấp | Đơn hàng nhỏ với khách quen, hợp đồng dịch vụ ngắn hạn | Chữ ký số hai bên, lưu tệp gốc |
| Vừa | Hợp đồng mua bán thường xuyên, hợp đồng thuê văn phòng | Thêm dấu thời gian, kiểm chứng thư bên kia là chứng thư tổ chức hoặc người có thẩm quyền |
| Cao | Hợp đồng thi công, mua thiết bị lớn, phân phối độc quyền | Thêm kiểm giấy tờ thẩm quyền, ký trên một tệp duy nhất theo trình tự, lưu ở nền tảng có cam kết lưu trữ |
| Rất cao hoặc có yếu tố nước ngoài | Chuyển nhượng vốn, hợp đồng nhiều năm, đối tác ở nước khác | Thêm rà soát pháp lý trước khi ký, chứng thực thông điệp cho các thông báo, cân nhắc hình thức luật chuyên ngành yêu cầu |
Đừng nhảy thẳng tới mức cao nhất cho mọi hợp đồng. Quy trình nặng làm chậm kinh doanh, và nhân viên sẽ tìm cách đi đường tắt, tức là tạo ra đúng rủi ro bạn muốn tránh.
Kiểm thẩm quyền của người ký phía bên kia
Đối chiếu tên trên chứng thư. Mở thông tin chữ ký trên tệp bên kia gửi lại, xem chứng thư cấp cho tổ chức nào, có kèm tên cá nhân nào không. Tên tổ chức phải khớp với tên pháp nhân trong hợp đồng, kể cả trường hợp công ty mẹ, công ty con, chi nhánh.
Yêu cầu văn bản uỷ quyền khi người ký không phải người đại diện theo pháp luật. Nếu bên kia cho phó giám đốc, giám đốc chi nhánh hay trưởng phòng ký, đề nghị gửi kèm văn bản uỷ quyền đã ký số, phạm vi uỷ quyền phải bao gồm loại hợp đồng và mức giá trị đang ký.
Tra cứu thông tin đăng ký doanh nghiệp. Người đại diện theo pháp luật hiện tại có thể tra trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Tránh trường hợp công ty đã đổi người đại diện mà token cũ vẫn trong tay người cũ.
Ghi điều khoản cam kết thẩm quyền. Hợp đồng nên có điều khoản mỗi bên cam kết người ký có đủ thẩm quyền và chứng thư được dùng đúng quy chế nội bộ. Điều khoản này không ngăn được tranh chấp nhưng giúp phân định trách nhiệm.
Cẩn thận với chứng thư sắp hết hạn hoặc vừa đổi. Nếu chữ ký bên kia dùng chứng thư sắp hết hạn, đề nghị ký kèm dấu thời gian, hoặc đợi chứng thư mới. Nếu bên kia vừa đổi tên, đổi người đại diện, kiểm tra thông tin trên chứng thư đã được cập nhật tương ứng chưa, tránh trường hợp tên trên chứng thư khác tên trong hợp đồng mà không ai giải thích được.
Giữ lại bằng chứng đã kiểm. Lưu ảnh tra cứu, văn bản uỷ quyền, thư trao đổi xác nhận người ký vào cùng hồ sơ hợp đồng. Khi tranh chấp, việc bạn đã kiểm cẩn thận cũng là một lập luận.
Trình tự ký một hợp đồng lớn trên một tệp
Ký trên một tệp duy nhất, lần lượt từng bên, giúp tránh tình trạng mỗi bên giữ một phiên bản khác nhau. Trình tự gợi ý:
- Hai bên chốt nội dung cuối cùng trên bản chỉnh sửa được, đánh dấu phiên bản và ngày chốt.
- Một bên chuyển bản chốt sang PDF, kiểm tra lại toàn bộ trang, phụ lục, bảng giá, rồi ký số kèm dấu thời gian.
- Gửi tệp đã ký cho bên kia qua kênh đã thoả thuận. Bên kia kiểm tra chữ ký thứ nhất còn hợp lệ, tệp chưa bị thay đổi.
- Bên kia ký số lên chính tệp đó, cũng kèm dấu thời gian, rồi gửi lại. Không tạo tệp mới từ bản chỉnh sửa được.
- Cả hai bên mở tệp cuối, xác nhận phần mềm báo hai chữ ký đều hợp lệ và văn bản không bị sửa sau các lần ký.
- Lưu tệp cuối vào hồ sơ hợp đồng của mỗi bên, hoặc lên nền tảng chung nếu dùng, kèm bằng chứng kiểm thẩm quyền.
Lưu bản gốc điện tử để vài năm sau vẫn dùng được
Với hợp đồng giấy, bản gốc là tờ giấy có chữ ký tươi cất trong tủ. Với hợp đồng điện tử, mọi bản sao chính xác của tệp đã ký đều là bản gốc, miễn là chữ ký còn kiểm tra được và nội dung không thay đổi. Điều này tiện, nhưng cũng dễ khiến người ta chủ quan: tệp nằm rải rác trong hộp thư, trong máy cá nhân, trên ổ chia sẻ, đến lúc cần thì không biết bản nào là bản cuối cùng có đủ chữ ký các bên.
Cách làm an toàn là quy định một nơi lưu chính thức cho hợp đồng đã ký, có phân quyền và sao lưu, đặt tên tệp theo số hợp đồng. Lưu kèm bộ hồ sơ đi theo: văn bản uỷ quyền của người ký, bằng chứng kiểm thẩm quyền, thư gửi nhận, các phụ lục. Nếu hai bên dùng chung một nền tảng ký, hãy tải bản cuối về lưu riêng, không chỉ để trên nền tảng.
Hợp đồng lớn thường đi kèm thời hạn bảo hành, bảo lãnh, nghĩa vụ kéo dài nhiều năm. Trong khoảng đó, chứng thư của người ký có thể hết hạn, phần mềm đọc tệp có thể thay đổi. Dấu thời gian gắn lúc ký giúp chứng minh chữ ký hợp lệ tại thời điểm ký; định kỳ mở thử vài hợp đồng cũ để chắc chắn tệp vẫn đọc và kiểm tra được là một thói quen rẻ mà đáng giá.
Phụ lục, thông báo và sửa đổi sau khi ký
Nhiều doanh nghiệp làm rất cẩn thận ở bản chính, rồi buông lỏng khi thực hiện. Điều chỉnh giá, gia hạn tiến độ, thay đổi quy cách được chốt qua tin nhắn hay thư không ký. Khi tranh chấp, chính những thay đổi này lại là điểm nóng, và chúng có ít bằng chứng nhất.
Nguyên tắc đơn giản: thay đổi nào làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của hai bên thì phải thành phụ lục, được ký số theo đúng trình tự như bản chính. Thông báo có hệ quả pháp lý, như thông báo vi phạm, thông báo tạm dừng, thông báo chấm dứt, nên ký số và gửi tới đúng địa chỉ thông báo ghi trong hợp đồng; với giá trị lớn, có thể gửi qua dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu để có xác nhận độc lập.
Cuối cùng, hãy đặt một người theo dõi hồ sơ hợp đồng từ lúc ký đến lúc thanh lý. Người này nắm danh sách phụ lục, thông báo đã gửi và nhận, mốc thời hạn. Khi người đó nghỉ việc, hồ sơ phải được bàn giao đầy đủ chứ không nằm trong hộp thư cá nhân.
Khi nào không nên ký hoàn toàn bằng điện tử
Có những trường hợp hợp đồng điện tử chưa phù hợp hoặc cần thêm thủ tục, dù cả hai bên đều có chữ ký số.
- Giao dịch mà luật chuyên ngành yêu cầu công chứng, chứng thực hoặc đăng ký tại cơ quan nhà nước theo hình thức riêng, chẳng hạn một số giao dịch về nhà đất. Cần kiểm tra quy định hiện hành của từng loại.
- Bên kia không có chữ ký số tổ chức, chỉ ký bằng hình chữ ký dán vào tệp hoặc bằng chữ ký điện tử đơn giản không xác định được người ký.
- Có yếu tố nước ngoài mà chưa rõ chữ ký của bên kia có được công nhận tại Việt Nam hay tại nước họ không.
- Hồ sơ cần nộp kèm cho cơ quan, ngân hàng hay đối tác khác vẫn chỉ nhận bản giấy có đóng dấu.
- Giá trị rất lớn, điều khoản phức tạp, có dấu hiệu tranh chấp từ đầu: nên có luật sư rà soát trước khi ký, chẳng hạn hỏi luật sư trên AI Cố Vấn.
Câu hỏi thường gặp
Chữ ký số của nhân viên kinh doanh có ràng buộc công ty không?
Tuỳ thẩm quyền. Nếu nhân viên ký bằng chứng thư cá nhân có tên công ty và được uỷ quyền đúng phạm vi, hợp đồng ràng buộc công ty. Nếu không có uỷ quyền, vấn đề trở thành tranh chấp về đại diện, kết quả phụ thuộc nhiều tình tiết. Vì vậy nên yêu cầu văn bản uỷ quyền từ đầu.
Mỗi bên ký một bản riêng rồi gửi cho nhau có được không?
Về nguyên tắc vẫn có thể hình thành hợp đồng, nhưng rủi ro hai bản khác nhau rất cao. Ký lần lượt trên một tệp giúp phần mềm kiểm tra cả hai chữ ký và bảo đảm nội dung không đổi. Với hợp đồng lớn, nên ký trên một tệp.
Có cần gắn dấu thời gian khi ký hợp đồng không?
Không bắt buộc, nhưng nên có với hợp đồng giá trị lớn hoặc phải lưu lâu. Dấu thời gian chứng minh lúc ký chứng thư còn hiệu lực, kể cả khi sau này chứng thư hết hạn hoặc bị thu hồi. Nhiều phần mềm ký số cho bật tự động.
Hợp đồng điện tử lớn có cần đóng dấu công ty không?
Với chữ ký số tổ chức, chứng thư đã gắn với pháp nhân nên việc đóng dấu trên bản điện tử thường không có ý nghĩa như trên giấy. Một số đối tác vẫn yêu cầu hình con dấu trên tệp vì thói quen; điều đó không thay được chữ ký số. Kiểm tra yêu cầu riêng của luật chuyên ngành nếu có.
Đối tác không có chữ ký số thì ký hợp đồng điện tử thế nào?
Có thể dùng nền tảng hợp đồng điện tử có xác thực danh tính người ký, nhưng mức bảo đảm thấp hơn chữ ký số công cộng. Với hợp đồng giá trị lớn, nên đề nghị đối tác đăng ký chữ ký số, hoặc ký giấy cho bản chính và dùng điện tử cho các việc phát sinh.