Có chứng thư số trong tay chưa có nghĩa là ký được tờ khai. Mỗi hệ thống của cơ quan nhà nước, như cổng thuế điện tử, cổng giao dịch bảo hiểm xã hội, hệ thống hải quan, đều yêu cầu doanh nghiệp đăng ký giao dịch điện tử và khai báo chứng thư sẽ dùng. Chỉ chứng thư đã khai báo mới được nhận.
Bài này dành cho doanh nghiệp mới làm lần đầu. Nó không thay hướng dẫn thao tác của từng cổng (giao diện đổi thường xuyên, bạn xem hướng dẫn mới nhất trên chính cổng đó), mà giúp bạn hiểu mỗi hệ thống đòi gì, làm theo thứ tự nào, và chuẩn bị máy tính ra sao để khỏi mất nửa ngày vì lỗi "không tìm thấy chứng thư".
Nếu công ty thuê kế toán dịch vụ, nhiều khả năng họ làm giúp các bước này. Bạn vẫn nên biết đã đăng ký ở đâu, bằng email nào, để sau này đổi người làm kế toán không phải dò lại từ đầu.
Chuẩn bị trước khi ngồi đăng ký
Phần lớn thời gian lãng phí ở lần đầu là do thiếu một thứ nhỏ giữa chừng. Gom đủ những thứ dưới đây rồi hãy bắt đầu.
- Chứng thư đã kiểm đúng tên, đúng mã số, đã đổi mã PIN; biết số sê-ri chứng thư.
- Một máy tính của công ty (không phải máy cá nhân của người sắp nghỉ), đã cài phần mềm ký của nhà cung cấp.
- Email của doanh nghiệp, mở được ngay lúc đó để nhận mã và thông báo.
- Số tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp, đã đăng ký dịch vụ ngân hàng điện tử.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để chép thông tin cho đúng.
- Số điện thoại người đại diện hoặc người phụ trách nhận cuộc gọi, tin nhắn xác minh.
- Một tờ giấy hoặc tệp ghi chú để chép lại tên đăng nhập, mật khẩu tạm và những gì đã khai trên từng cổng.
Mật khẩu tài khoản trên từng cổng nên do người phụ trách đặt rồi cất ở nơi công ty kiểm soát, không để mật khẩu chỉ nằm trong đầu một người. Khi người đó nghỉ, việc đổi mật khẩu và chuyển giao sẽ nhẹ hơn nhiều.
Vì sao có chứng thư rồi vẫn phải đăng ký trên từng cổng
Chứng thư số chứng minh khoá công khai thuộc về doanh nghiệp. Nhưng mỗi cơ quan còn phải biết doanh nghiệp đồng ý giao dịch điện tử với họ, và đồng ý dùng chứng thư nào. Đó là lý do có bước đăng ký giao dịch điện tử: doanh nghiệp ký một tờ đăng ký, khai số sê-ri chứng thư, email nhận thông báo, tài khoản ngân hàng dùng nộp tiền (với thuế).
Bước này cũng là cơ chế bảo vệ chính doanh nghiệp. Nếu ai đó có một chứng thư mang mã số của bạn nhưng chưa được khai báo, cổng thuế vẫn không nhận tờ khai họ ký. Ngược lại, khi bạn đổi chứng thư (gia hạn ra sê-ri mới, đổi nhà cung cấp), bạn phải khai báo chứng thư mới, và nên ngừng chứng thư cũ trên cổng nếu không dùng nữa.
Vì mỗi hệ thống quản lý riêng, doanh nghiệp mới thường phải làm việc này ba, bốn lần với cùng một chứng thư. Không khó, nhưng nên làm một lượt trong tuần đầu thay vì đợi đến lúc cần nộp mới xoay xở. Làm một lượt còn có lợi là bạn phát hiện sớm lỗi cài đặt máy tính, khi chưa có hạn nộp nào treo trên đầu.
Cổng thuế điện tử: làm trước tiên
Với doanh nghiệp mới, cổng thuế điện tử là nơi đăng ký sớm nhất vì các nghĩa vụ kê khai đầu tiên có hạn. Doanh nghiệp đăng ký tài khoản giao dịch thuế điện tử theo mã số thuế, ký số tờ đăng ký bằng chứng thư vừa nhận, và nhận thông báo chấp nhận qua email đã khai. Từ đó tờ khai, giấy nộp tiền đều ký bằng chứng thư này.
Tài khoản ngân hàng dùng để nộp thuế điện tử cũng được liên kết trong quá trình này, nên đã có tài khoản ngân hàng trước thì gọn hơn. Một số ngân hàng còn yêu cầu đăng ký dịch vụ nộp thuế điện tử bên phía họ.
Hoá đơn điện tử nằm cùng hệ sinh thái của cơ quan thuế nhưng có bước đăng ký riêng: doanh nghiệp gửi tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử (thường qua phần mềm hoá đơn đã chọn hoặc qua cổng của cơ quan thuế), ký số, và chờ được chấp nhận. Phần mềm hoá đơn cũng cần biết chứng thư nào dùng để ký hoá đơn. Nghiệp vụ hoá đơn cụ thể thuộc các trang chuyên về thuế; ở đây chỉ cần nhớ: chưa được chấp nhận thì chưa xuất hoá đơn.
Sau khi đăng ký xong, bạn lưu lại email thông báo chấp nhận của cơ quan thuế vào một thư mục chung của công ty. Đó là bằng chứng doanh nghiệp đã đăng ký giao dịch điện tử từ ngày nào, bằng chứng thư nào; khi có thắc mắc về tờ khai nộp muộn hay nộp không thành công, những email này giúp đối chiếu nhanh hơn mọi lời giải thích.
Bảo hiểm xã hội và hải quan: khi nào đến lượt
Doanh nghiệp có người lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc phải đăng ký tham gia và báo tăng lao động. Làm trực tuyến thì doanh nghiệp đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan bảo hiểm xã hội, qua cổng của ngành hoặc qua một tổ chức cung cấp dịch vụ I-VAN, và khai báo chứng thư. Hồ sơ sau đó ký bằng chính chứng thư này. Công ty chưa thuê ai thì chưa cần vội.
Doanh nghiệp làm xuất nhập khẩu cần đăng ký người sử dụng và chứng thư số với cơ quan hải quan trước khi khai tờ khai điện tử. Nếu doanh nghiệp thuê đại lý làm thủ tục hải quan, đại lý thường khai bằng chứng thư của chính họ theo hợp đồng đại lý, nhưng doanh nghiệp vẫn có thể cần chứng thư riêng cho những việc tự làm. Chi tiết nghiệp vụ hải quan nằm ngoài phạm vi bài này.
Ngoài ba hệ thống trên, các thủ tục trên Cổng Dịch vụ công quốc gia ngày càng chấp nhận tài khoản định danh điện tử của tổ chức. Chữ ký số vẫn dùng để ký hồ sơ ở những thủ tục yêu cầu. Quan hệ giữa định danh điện tử tổ chức và chữ ký số tổ chức có trong danh mục riêng của trang.
Tóm lược theo từng hệ thống
Bảng tổng hợp để bạn đánh dấu việc nào đã làm. Tên gọi và thao tác trên cổng thay đổi theo thời gian; bạn xem hướng dẫn hiện hành của từng cơ quan.
| Hệ thống | Khi nào làm | Khai báo những gì | Dấu hiệu đã xong |
|---|---|---|---|
| Thuế điện tử | Ngay sau khi có chứng thư | Mã số thuế, sê-ri chứng thư, email, tài khoản ngân hàng nộp thuế | Nhận thông báo chấp nhận đăng ký qua email |
| Hoá đơn điện tử | Trước khi xuất hoá đơn đầu tiên | Tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn, chứng thư dùng ký hoá đơn | Có thông báo chấp nhận của cơ quan thuế |
| Bảo hiểm xã hội | Khi có người lao động thuộc diện tham gia | Đăng ký giao dịch điện tử, chứng thư | Nộp được hồ sơ báo tăng và nhận kết quả |
| Hải quan | Trước lô hàng đầu tiên tự khai | Người sử dụng, chứng thư số | Đăng nhập và ký được tờ khai thử |
| Dịch vụ công | Khi có thủ tục cần nộp | Tài khoản tổ chức, chứng thư nếu thủ tục yêu cầu | Nộp được hồ sơ |
Mỗi khi đổi chứng thư, quay lại bảng này và làm lại cột "khai báo" cho từng hệ thống. Quên một hệ thống là đến lúc cần nộp mới phát hiện, thường vào đúng ngày cuối.
Lỗi kỹ thuật hay gặp ở lần đầu
Phần lớn lỗi lần đầu là lỗi của máy tính, không phải của chứng thư. Kiểm theo thứ tự dưới đây trước khi gọi tổng đài nhà cung cấp.
- Chưa cài trình điều khiển token hoặc phần mềm ký số của nhà cung cấp, nên máy không nhận thiết bị.
- Chưa cài tiện ích ký số mà cổng yêu cầu cho trình duyệt; mỗi cổng có thể dùng tiện ích riêng.
- Cắm token qua bộ chia cổng USB kém, máy nhận lúc được lúc không.
- Đồng hồ máy tính sai giờ, khiến việc kiểm thời hạn chứng thư báo lỗi.
- Chọn nhầm chứng thư khi trên máy có nhiều chứng thư (của khách hàng khác, của chứng thư cũ chưa gỡ).
- Ký số từ xa nhưng điện thoại chưa bật thông báo của ứng dụng, nên không thấy yêu cầu xác nhận.
- Nhập sai mã PIN quá số lần cho phép, thiết bị bị khoá; phải liên hệ nhà cung cấp để mở.
Ghi lại cách cài đặt đã chạy được trên máy của công ty: tên phần mềm, phiên bản, tiện ích trình duyệt. Lần sau đổi máy hay đổi người, tờ ghi chú này tiết kiệm cả buổi.
Khi đổi chứng thư về sau
Gia hạn ra chứng thư mới. Tuỳ nhà cung cấp, gia hạn có thể giữ hoặc đổi số sê-ri. Nếu đổi, bạn phải khai báo lại trên từng hệ thống ở bảng trên.
Đổi nhà cung cấp. Chứng thư mới chắc chắn khác sê-ri. Khai báo chứng thư mới trước khi chứng thư cũ hết hạn để không có khoảng trống.
Mất token. Báo nhà cung cấp tạm dừng hoặc thu hồi ngay, rồi xin cấp mới và khai báo lại. Chi tiết xử lý mất token nằm trong danh mục về vòng đời chứng thư của trang.
Thêm chứng thư thứ hai. Công ty muốn tách người ký hoá đơn với người ký tờ khai thì khai báo thêm chứng thư thứ hai trên hệ thống tương ứng. Nhiều hệ thống cho một doanh nghiệp khai báo hơn một chứng thư; bạn kiểm giới hạn của từng nơi.
Chứng thư cũ không còn dùng. Gỡ hoặc ngừng chứng thư cũ trên từng cổng nếu hệ thống cho phép, để danh sách chứng thư của doanh nghiệp chỉ còn những cái đang có người chịu trách nhiệm.
Câu hỏi thường gặp
Có chữ ký số rồi có cần đăng ký với cơ quan thuế không?
Có. Doanh nghiệp phải đăng ký giao dịch thuế điện tử và khai báo chứng thư sẽ dùng thì tờ khai, giấy nộp tiền ký bằng chứng thư đó mới được cổng thuế chấp nhận.
Một chứng thư có dùng chung cho thuế, bảo hiểm xã hội và hải quan được không?
Được, nếu đó là chứng thư của tổ chức mang mã số doanh nghiệp và còn hiệu lực. Mỗi hệ thống chỉ cần doanh nghiệp khai báo chứng thư đó. Doanh nghiệp cũng có thể dùng các chứng thư khác nhau cho từng việc nếu muốn tách người ký.
Gia hạn chữ ký số có phải khai báo lại không?
Phụ thuộc gia hạn có đổi số sê-ri chứng thư hay không. Nếu sê-ri đổi, bạn phải khai báo chứng thư mới trên từng hệ thống đang dùng. Hỏi nhà cung cấp khi gia hạn để biết.
Thuê đại lý hải quan thì doanh nghiệp có cần chữ ký số với hải quan không?
Đại lý thường khai bằng chứng thư của chính họ theo hợp đồng đại lý. Doanh nghiệp chỉ cần đăng ký chứng thư với hải quan khi tự khai hoặc khi có việc phải tự ký. Hỏi đại lý về phạm vi họ làm thay.
Vì sao cổng báo không tìm thấy chứng thư dù đã cắm token?
Thường do chưa cài trình điều khiển của token, chưa cài tiện ích ký số của cổng cho trình duyệt, cổng USB lỏng, hoặc máy nhận nhiều chứng thư và bạn chọn nhầm. Kiểm từng thứ trước khi gọi nhà cung cấp.
Công ty chưa có nhân viên có phải đăng ký với bảo hiểm xã hội không?
Việc đăng ký giao dịch điện tử với bảo hiểm xã hội gắn với việc tham gia bảo hiểm cho người lao động. Chưa có người thuộc diện tham gia thì thường chưa phải làm. Khi tuyển người đầu tiên, bạn kiểm quy định hiện hành về thời hạn đăng ký.