Công ty nhỏ mới thành lập thường chỉ cần một chứng thư số của tổ chức để kê khai thuế, ký hoá đơn và làm bảo hiểm xã hội. Khi có từ hai người trở lên phải ký thường xuyên, hoặc công ty ký hợp đồng điện tử nhiều, việc thêm chứng thư cá nhân trong tổ chức hoặc một chứng thư tổ chức thứ hai sẽ an toàn và gọn hơn để một token đi qua nhiều tay.
Không có quy định nào giới hạn số chứng thư một doanh nghiệp được đăng ký. Câu hỏi thật là: ai cần ký, ký gì, và nếu thiết bị duy nhất hỏng đúng hôm phải nộp thì công ty làm gì. Bài này đi qua từng loại chứng thư và những dấu hiệu cho thấy đã đến lúc cần thêm.
Ba loại chứng thư một doanh nghiệp có thể dùng
Chứng thư của tổ chức. Đứng tên doanh nghiệp, mang mã số doanh nghiệp. Đây là loại các hệ thống thuế, hoá đơn, bảo hiểm xã hội dùng để nhận diện người nộp. Ai cầm thiết bị và biết mã PIN thì ký được nhân danh doanh nghiệp, nên việc giao giữ phải chặt.
Chứng thư của cá nhân thuộc tổ chức. Đứng tên một người cụ thể (giám đốc, kế toán trưởng) kèm thông tin tổ chức nơi họ làm việc. Chữ ký thể hiện rõ ai trong công ty đã ký. Loại này hợp với ký hợp đồng, văn bản nội bộ, văn bản gửi đối tác. Hệ thống nào chấp nhận loại này cho việc gì thì tuỳ từng hệ thống.
Chứng thư cá nhân thuần. Đứng tên cá nhân, không gắn với tổ chức. Người lao động dùng để ký hợp đồng lao động điện tử với công ty, hay việc riêng của họ. Đây không phải công cụ để ký nhân danh doanh nghiệp.
Khi một chứng thư tổ chức là đủ
Công ty một, hai người, giám đốc tự làm hoặc thuê một kế toán dịch vụ, ít hợp đồng điện tử, thì một chứng thư tổ chức thường đủ. Mọi tờ khai, hoá đơn, hồ sơ bảo hiểm xã hội đều ký bằng nó. Người giữ là giám đốc hoặc kế toán, có biên bản giao nhận và thoả thuận rõ phạm vi ký.
Ví dụ giả định: một xưởng may năm người ở Bắc Ninh, giám đốc giữ token, kế toán dịch vụ đến làm mỗi tháng hai buổi. Tờ khai, hoá đơn đều làm trong hai buổi đó, giám đốc ngồi cạnh nhập mã PIN. Mô hình này đơn giản, rõ trách nhiệm và không cần chứng thư thứ hai.
Ở quy mô này, thêm chứng thư thường chỉ thêm việc theo dõi: thêm một ngày hết hạn phải nhớ, thêm một thiết bị phải cất. Điều cần làm là có phương án khi thiết bị duy nhất có vấn đề: biết số tổng đài của nhà cung cấp, biết quy trình tạm dừng và cấp lại, và không để đến ngày cuối mới nộp tờ khai.
Một dấu hiệu cho thấy một chứng thư không còn đủ: người giữ token phải mang thiết bị đi đi lại lại giữa hai nơi, hoặc người khác thường xuyên phải hỏi mượn mã PIN để ký việc của họ. Khi chuyện mượn mã PIN trở thành thói quen, công ty đã mất khả năng biết ai thật sự ký cái gì.
Dấu hiệu nên thêm chứng thư và nên thêm loại nào
Các tình huống dưới đây là ví dụ giả định thường gặp ở công ty nhỏ và vừa. Cột cuối là gợi ý để bàn với nhà cung cấp.
| Tình huống | Vấn đề nếu chỉ có một chứng thư | Nên thêm |
|---|---|---|
| Giám đốc ký hợp đồng điện tử với khách, kế toán ký tờ khai và hoá đơn | Một token phải chia hai người, không biết ai ký văn bản nào | Chứng thư cá nhân trong tổ chức cho giám đốc |
| Hai kế toán, một người lo hoá đơn, một người lo thuế và bảo hiểm | Tranh nhau thiết bị cuối tháng | Chứng thư tổ chức thứ hai, khai báo trên hệ thống tương ứng |
| Công ty có chi nhánh tự kê khai | Chi nhánh không ký được tờ khai mang mã của mình | Chứng thư mang mã số chi nhánh |
| Bán hàng nhiều, hoá đơn ký tự động trên máy chủ | Token cắm cố định một chỗ, không mang đi ký việc khác được | Chứng thư riêng cho hệ thống hoá đơn (theo giải pháp của nhà cung cấp hoá đơn) |
| Hạn nộp dày, không chịu được một ngày gián đoạn | Thiết bị hỏng là trễ hạn | Chứng thư tổ chức dự phòng, đã khai báo sẵn |
Không phải hệ thống nào cũng cho khai báo nhiều chứng thư theo cùng một cách, và cách giải pháp hoá đơn ký tự động dùng chứng thư cũng khác nhau. Trước khi mua thêm, bạn hỏi nhà cung cấp và kiểm trên chính hệ thống sẽ dùng.
Chứng thư cá nhân trong tổ chức: lợi ích và giới hạn
Lợi ích lớn nhất là trách nhiệm rõ, và điều này càng có giá khi công ty bắt đầu có người ra người vào. Hợp đồng ký bằng chứng thư cá nhân của giám đốc thuộc công ty cho thấy đúng người đó đã ký, chứ không phải "ai đó cầm token của công ty". Khi người đó nghỉ, công ty đề nghị thu hồi chứng thư của riêng họ, không ảnh hưởng chứng thư tổ chức đang dùng để kê khai.
Giới hạn là không phải hệ thống nào cũng nhận loại chứng thư này cho mọi việc. Một số việc với cơ quan nhà nước đòi chứng thư của tổ chức; đối tác cũng có thể quy định trong hợp đồng loại chữ ký họ chấp nhận. Một văn bản cần cả chữ ký người có thẩm quyền và "dấu" của tổ chức có thể phải ký hai lần, bằng hai chứng thư.
Ngoài ra, người được cấp chứng thư cá nhân trong tổ chức ký trong phạm vi thẩm quyền của họ theo điều lệ và quy chế công ty. Chứng thư chứng minh ai đã ký, không tự mở rộng quyền của người ký. Kế toán trưởng có chứng thư không có nghĩa là được ký hợp đồng mua bán thay giám đốc nếu không được uỷ quyền.
Có nên giữ một chứng thư dự phòng
Chứng thư dự phòng là chứng thư tổ chức thứ hai, đã khai báo sẵn trên các hệ thống chính, cất ở nơi khác với thiết bị đang dùng. Khi thiết bị chính mất, hỏng hoặc đang bị tạm dừng vì nghi lộ, công ty vẫn ký được tờ khai đúng hạn bằng thiết bị dự phòng trong lúc chờ xử lý.
Đổi lại, dự phòng có cái giá của nó: thêm chi phí, thêm một thiết bị phải bảo quản, thêm một mã PIN phải giữ kín. Một chứng thư dự phòng không ai theo dõi còn nguy hiểm hơn không có, vì nó có thể bị dùng mà không ai biết. Nếu chọn giữ dự phòng, ghi rõ ai cất, ai biết mã PIN, và kiểm định kỳ.
Với công ty nhỏ, ký số từ xa đôi khi đóng vai trò gần giống dự phòng: không có thiết bị vật lý để hỏng hay rơi. Nhưng nó phụ thuộc vào điện thoại và tài khoản của người giữ, nên vẫn cần phương án khi người đó mất điện thoại hoặc nghỉ việc đột ngột.
Một cách làm vừa phải cho công ty nhỏ: không mua dự phòng ngay, nhưng chuẩn bị sẵn hồ sơ để xin cấp gấp (bản chụp giấy chứng nhận, giấy tờ người đại diện, mẫu giấy đề nghị đã điền), và tránh nộp tờ khai vào ngày cuối. Khi thiết bị có chuyện, khoảng đệm vài ngày trước hạn chính là dự phòng rẻ nhất. Khi quy mô và số hạn nộp tăng lên, lúc đó mới tính đến chứng thư thứ hai.
Chi phí khi có nhiều chứng thư: những khoản cấu thành
Bài này không nêu giá vì mỗi nhà cung cấp, mỗi gói, mỗi thời điểm một khác. Nhưng khi tính có nên thêm chứng thư hay không, bạn nên đếm đủ các khoản cấu thành chứ không chỉ giá gói ghi trên bảng báo giá.
Khoản thứ nhất là phí dịch vụ chứng thực theo thời hạn gói, trả lúc cấp và lúc gia hạn. Khoản thứ hai là thiết bị (với token): có nơi tính riêng, có nơi gộp, và khi hỏng ngoài bảo hành thì phải mua lại. Khoản thứ ba là phí của hệ thống dùng chứng thư, ví dụ một số giải pháp ký hoá đơn tự động hay ký hợp đồng điện tử tính theo số người ký hoặc số chứng thư kết nối.
Khoản thứ tư không ghi trên hoá đơn nào: công theo dõi. Mỗi chứng thư thêm một ngày hết hạn, một lần khai báo lại khi đổi, một người phải chịu trách nhiệm. So với cái giá của một tờ khai trễ hạn hay một hợp đồng không rõ ai ký, khoản này thường đáng, nhưng chỉ khi công ty thật sự theo dõi. Mua thêm rồi bỏ đó là trả tiền cho rủi ro.
Quản lý khi đã có nhiều chứng thư
Từ chứng thư thứ hai trở đi, doanh nghiệp cần một bảng theo dõi, dù chỉ là một tệp bảng tính. Mỗi dòng một chứng thư, với các cột sau.
- Loại chứng thư: tổ chức, cá nhân trong tổ chức, chi nhánh.
- Số sê-ri, nhà cung cấp, hình thức (token hay ký từ xa).
- Ngày cấp và ngày hết hạn; ngày bắt đầu làm gia hạn.
- Người giữ hiện tại, ngày nhận, biên bản giao nhận lưu ở đâu.
- Đã khai báo trên những hệ thống nào.
- Phạm vi ký được giao: tờ khai, hoá đơn, hợp đồng dưới giá trị nào.
- Trạng thái: đang dùng, dự phòng, đã thu hồi.
Bảng này còn trả lời được câu hỏi khó nhất khi có tranh chấp: vào ngày đó, chứng thư nào đang ở trong tay ai. Không có bảng, câu trả lời thường là "chắc là anh A". Chi tiết về quy chế giao giữ có trong danh mục riêng của trang.
Câu hỏi thường gặp
Một doanh nghiệp được đăng ký tối đa bao nhiêu chữ ký số?
Không có quy định chung giới hạn số chứng thư một doanh nghiệp được đăng ký. Giới hạn thực tế nằm ở cách từng hệ thống cho khai báo chứng thư và khả năng quản lý của chính doanh nghiệp.
Kế toán trưởng có nên có chữ ký số riêng không?
Nên cân nhắc khi kế toán trưởng phải ký nhiều văn bản mà giám đốc không trực tiếp ký. Chứng thư cá nhân trong tổ chức cho thấy rõ ai đã ký, nhưng không tự mở rộng quyền của người ký ngoài phạm vi được giao.
Chứng thư cá nhân trong tổ chức có dùng để kê khai thuế được không?
Tuỳ yêu cầu của hệ thống tại thời điểm bạn dùng. Kê khai thuế nhận diện người nộp theo mã số doanh nghiệp, nên chứng thư tổ chức là lựa chọn chắc chắn. Muốn dùng loại khác, bạn hỏi cơ quan thuế và nhà cung cấp trước.
Có nên mua chữ ký số dự phòng không?
Nên khi công ty có hạn nộp dày, không chịu được một ngày gián đoạn. Dự phòng phải được khai báo sẵn, cất riêng, có người chịu trách nhiệm và được kiểm định kỳ, nếu không nó trở thành rủi ro hơn là bảo hiểm.
Người lao động có cần chữ ký số để ký hợp đồng lao động điện tử với công ty không?
Nếu công ty ký hợp đồng lao động điện tử theo cách đòi chữ ký số của người lao động, họ cần chứng thư cá nhân của riêng họ. Đây là chứng thư cá nhân thuần, không phải chứng thư công ty cấp cho họ ký thay công ty.
Nhân viên nghỉ việc thì chứng thư cá nhân trong tổ chức của họ xử lý sao?
Doanh nghiệp đề nghị nhà cung cấp thu hồi chứng thư gắn với tổ chức của người đó, vì nó thể hiện họ đang thuộc công ty. Ghi ngày thu hồi vào bảng theo dõi và kiểm các hệ thống đã khai báo chứng thư đó.