Văn bằng, chứng chỉ bản điện tử do cơ sở đào tạo hoặc tổ chức cấp phát hành có giá trị khi được cấp theo quy định và còn tra cứu được tại nơi cấp; người được cấp nên giữ tệp gốc, biết cách cho nhà tuyển dụng đối chiếu, và vẫn giữ kỹ bản giấy nếu có. Mất bản giấy thì không xin "bằng mới" mà xin bản sao từ sổ gốc tại nơi cấp. Dùng ở nước ngoài thường cần thêm dịch thuật và các bước chứng nhận theo yêu cầu nước đó.
Việc số hoá văn bằng ở Việt Nam đang đi từng bước: nhiều trường đưa dữ liệu văn bằng lên hệ thống tra cứu, một số nơi cấp bản điện tử bên cạnh bản giấy, khung quy định đang được hoàn thiện. Bài này đứng ở phía người được cấp, không bàn cách nhà tuyển dụng kiểm bằng thật giả, và không bàn chứng chỉ hành nghề, vốn là một loại giấy khác.
Các dạng "bằng điện tử" bạn có thể đang cầm
Cùng gọi là bằng điện tử nhưng nguồn gốc và cách dùng khác nhau.
| Dạng | Do ai tạo | Cách dùng khi nộp hồ sơ |
|---|---|---|
| Dữ liệu văn bằng trên hệ thống tra cứu của nơi cấp | Cơ sở đào tạo, cơ quan quản lý giáo dục | Cung cấp số hiệu, thông tin để bên nhận tự tra |
| Tệp văn bằng, chứng chỉ có chữ ký số của nơi cấp | Cơ sở đào tạo, tổ chức cấp chứng chỉ | Gửi tệp gốc, kèm hướng dẫn tra cứu nếu nơi cấp có |
| Chứng chỉ trực tuyến của tổ chức quốc tế, khoá học trực tuyến | Tổ chức đó, theo hệ thống riêng | Gửi liên kết xác minh hoặc mã do tổ chức cung cấp |
| Bản scan, ảnh chụp bằng giấy | Chính bạn | Chỉ để tham khảo; không thay bản sao chứng thực |
Bản scan do chính bạn làm là dạng phổ biến nhất nhưng giá trị thấp nhất. Nó tiện để gửi trước, nhưng khi bên nhận cần chắc chắn, họ sẽ hỏi bản sao chứng thực, bản sao từ sổ gốc hoặc tự tra cứu.
Khi vừa nhận văn bằng, chứng chỉ
Lúc tốt nghiệp ai cũng bận, nhưng mười lăm phút làm những việc dưới đây tiết kiệm nhiều năm sau.
- Kiểm từng dòng: họ tên, ngày sinh, nơi sinh, ngành, xếp loại nếu có, số hiệu, số vào sổ. Sai một chữ trong họ tên là chuyện phiền nhất khi đi làm việc với nước ngoài.
- Nếu có bản điện tử, tải tệp gốc về, mở bằng trình đọc PDF để xem thông tin chữ ký của nơi cấp.
- Tra thử thông tin văn bằng trên hệ thống tra cứu của trường hoặc cơ quan quản lý, nếu có, để biết dữ liệu của mình đã được cập nhật.
- Lưu tệp gốc và bản scan bằng giấy vào kho trực tuyến cá nhân có xác thực nhiều lớp, cùng một bản trên ổ lưu trữ tại nhà.
- Ghi lại số hiệu văn bằng, số vào sổ, tên chính thức của nơi cấp ở thời điểm cấp; trường có thể đổi tên, sáp nhập sau này.
- Cất bản giấy nơi khô ráo, không ép plastic; ép plastic làm khó chứng thực và một số nơi từ chối.
Phát hiện sai thông tin thì báo ngay cho phòng đào tạo của nơi cấp. Sửa khi mới tốt nghiệp nhanh và nhẹ hơn rất nhiều so với vài năm sau.
Nộp cho nhà tuyển dụng, cơ quan tuyển sinh
Nhà tuyển dụng thường cần hai thứ: biết bạn có bằng thật và lưu một bản trong hồ sơ nhân sự. Bạn gửi tệp gốc nếu có bản điện tử, hoặc bản scan kèm số hiệu văn bằng để họ tự tra trên hệ thống của nơi cấp. Khi ký hợp đồng chính thức, họ có thể yêu cầu bản sao chứng thực hoặc xem bản gốc.
Không cần nộp bản gốc bằng giấy cho ai giữ. Nơi nào đòi giữ bản gốc văn bằng của bạn, hãy hỏi rõ lý do và cân nhắc kỹ; bạn có thể đề nghị họ xem bản gốc tại chỗ và giữ bản sao chứng thực.
Với hồ sơ tuyển sinh sau đại học, du học trong nước hay thi tuyển công chức, đọc kỹ thông báo tuyển về hình thức văn bằng. Nhiều nơi đã chấp nhận tra cứu trực tuyến; nơi khác vẫn yêu cầu bản sao chứng thực. Đọc trước giúp bạn không phải chạy đi chứng thực sát ngày hết hạn nộp.
Với chứng chỉ khoá học trực tuyến, ngoại ngữ, tin học của tổ chức quốc tế, cách xác minh thường là liên kết hoặc mã do tổ chức đó cấp. Gửi đúng liên kết, kiểm còn hoạt động, và lưu một bản tệp tải về phòng khi liên kết hết hạn.
Mất bằng giấy: xin bản sao từ sổ gốc, không xin bằng mới
Văn bằng thường chỉ cấp bản chính một lần. Khi mất, hỏng, hướng xử lý phổ biến là xin cấp bản sao văn bằng từ sổ gốc tại cơ sở đã cấp, nơi còn lưu sổ gốc cấp văn bằng. Bản sao từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay bản chính theo quy định về văn bằng, chứng chỉ.
Bạn chuẩn bị giấy tờ tuỳ thân, thông tin khoá học, năm tốt nghiệp, số hiệu văn bằng nếu còn nhớ hoặc còn bản scan. Thành phần hồ sơ, thời gian và phí, nếu có, theo quy định và hướng dẫn của từng trường; nhiều trường đã cho đề nghị trực tuyến.
Trường hợp trường đã sáp nhập, giải thể hoặc đổi tên, hỏi cơ quan quản lý giáo dục hoặc đơn vị đang giữ sổ gốc. Sau các đợt sắp xếp bộ máy và cơ sở đào tạo, nơi giữ sổ có thể đã thay đổi; đừng bỏ cuộc khi gọi đến số cũ không ai nghe.
Bản điện tử, nếu có, là cứu cánh lúc chờ: nó cho thấy bạn có bằng và thông tin cụ thể. Nhưng khi hồ sơ yêu cầu bản sao từ sổ gốc hay bản sao chứng thực từ bản chính, bạn vẫn cần làm đúng loại đó.
Chứng chỉ ngắn hạn, chứng chỉ bồi dưỡng: khác văn bằng ở đâu
Ngoài bằng tốt nghiệp, nhiều người cầm cả chục chứng chỉ: bồi dưỡng nghiệp vụ, kỹ năng, ngoại ngữ, tin học, an toàn lao động. Những giấy này do trung tâm, doanh nghiệp, hiệp hội hay cơ sở đào tạo cấp, theo các quy định khác nhau; có loại thuộc hệ thống văn bằng, chứng chỉ của giáo dục quốc dân, có loại chỉ là giấy chứng nhận hoàn thành khoá học.
Khác biệt quan trọng với người cầm giấy là cách lưu và tra cứu. Văn bằng của trường thường có sổ gốc và có thể có hệ thống tra cứu; chứng chỉ của trung tâm nhỏ có thể không có cả hai, và trung tâm có thể đóng cửa sau vài năm. Vì vậy, với những chứng chỉ bạn biết sẽ cần dùng lâu, nên xin ngay bản điện tử hoặc bản sao chứng thực khi trung tâm còn hoạt động.
Khi nhà tuyển dụng hay cơ quan yêu cầu một loại chứng chỉ cụ thể, đọc kỹ tên chứng chỉ, đơn vị được phép cấp và thời hạn hiệu lực nếu có. Một số chứng chỉ có thời hạn và cần cấp lại; chứng chỉ hết hạn thì bản điện tử hay bản giấy đều không còn đáp ứng yêu cầu.
Tốt nghiệp lâu năm: dữ liệu chưa có trên hệ thống tra cứu
Nếu bạn tốt nghiệp từ nhiều năm trước, rất có thể thông tin văn bằng của bạn chưa được đưa lên hệ thống tra cứu trực tuyến. Đó không phải dấu hiệu bằng có vấn đề, chỉ là việc số hoá dữ liệu cũ cần thời gian và nguồn lực của từng trường.
Khi nhà tuyển dụng hay cơ quan muốn tra mà không ra, bạn có ba lựa chọn. Một là cung cấp bản sao chứng thực từ bản chính. Hai là xin trường cấp bản sao từ sổ gốc hoặc văn bản xác nhận thông tin văn bằng theo thủ tục của trường. Ba là đề nghị bên nhận liên hệ trực tiếp với trường để xác minh.
Nếu trường có chương trình cập nhật dữ liệu văn bằng cũ, bạn có thể hỏi phòng đào tạo cách đề nghị đưa thông tin của mình lên hệ thống. Làm một lần, những lần nộp hồ sơ sau sẽ đơn giản hơn nhiều, nhất là khi bạn thường xuyên cần chứng minh bằng cấp cho đối tác hay khách hàng.
Dùng văn bằng ở nước ngoài
Hỏi yêu cầu của nơi nhận trước. Trường đại học, nhà tuyển dụng, cơ quan nhập cư ở mỗi nước có yêu cầu riêng: bản dịch có công chứng, chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự, hoặc gửi trực tiếp từ trường qua kênh xác minh. Làm thừa bước là tốn tiền và thời gian.
Bản điện tử chưa chắc đã được chấp nhận. Nhiều nơi ở nước ngoài chưa quen với văn bằng điện tử của Việt Nam. Bạn vẫn nên chuẩn bị bộ hồ sơ giấy đã dịch và chứng nhận theo yêu cầu, giữ bản điện tử làm bằng chứng bổ sung.
Họ tên phải khớp hộ chiếu. Kiểm cách viết họ tên không dấu trên bản dịch khớp với hộ chiếu. Lệch thứ tự họ tên, thiếu chữ đệm là lỗi hay gặp làm hồ sơ bị hỏi lại.
Đánh giá tương đương là chuyện khác. Việc nước ngoài công nhận văn bằng của bạn tương đương trình độ nào do cơ quan của nước đó quyết định, không phải do hình thức giấy hay điện tử.
Bảo vệ thông tin cá nhân trên văn bằng
Văn bằng có họ tên, ngày sinh, nơi sinh và số hiệu, đủ để kẻ xấu dựng hồ sơ giả mạo. Vài thói quen nhỏ giúp bạn an toàn hơn.
- Không đăng ảnh bằng tốt nghiệp rõ số hiệu lên mạng xã hội; muốn khoe thì che phần số hiệu và ngày sinh.
- Chỉ gửi văn bằng cho nhà tuyển dụng, cơ sở đào tạo đã xác minh; cẩn thận với tin tuyển dụng đòi gửi bằng cấp kèm giấy tờ tuỳ thân trước khi phỏng vấn.
- Khi gửi bản scan, ghi mục đích sử dụng trong thư, không ghi đè lên tệp gốc có chữ ký số.
- Không đưa bản gốc cho người khác giữ hộ, kể cả trung tâm tư vấn du học, việc làm.
- Nếu phát hiện có người dùng thông tin văn bằng của mình, báo nơi cấp và cân nhắc trình báo cơ quan công an.
Câu hỏi thường gặp
Bằng tốt nghiệp bản điện tử có thay được bằng giấy khi xin việc không?
Nếu nơi cấp phát hành bản điện tử theo quy định và nhà tuyển dụng chấp nhận hình thức này, bạn dùng được. Nhiều nơi vẫn quen bản sao chứng thực; bạn gửi bản điện tử trước và sẵn sàng bổ sung bản sao chứng thực khi được hỏi.
Trường chưa cấp bản điện tử thì có tự số hoá được không?
Bạn có thể scan bằng giấy để lưu và gửi tham khảo, nhưng đó không phải văn bằng điện tử có giá trị pháp lý. Khi cần bản có giá trị, dùng bản sao chứng thực từ bản chính, hoặc bản sao từ sổ gốc do trường cấp.
Bằng ép plastic rồi có chứng thực được không?
Nhiều nơi chứng thực từ chối hoặc gặp khó khi bản chính bị ép plastic vì không kiểm được các yếu tố trên giấy. Nếu bị từ chối, bạn có thể xin bản sao từ sổ gốc tại nơi cấp, rồi dùng bản đó cho các hồ sơ sau.
Chứng chỉ khoá học trực tuyến quốc tế có giá trị ở Việt Nam không?
Giá trị phụ thuộc vào việc bên nhận có công nhận hay không. Nhà tuyển dụng tư nhân thường xem như bằng chứng kỹ năng. Với yêu cầu chính thức như tuyển dụng công chức hay chuẩn đầu ra, hãy đọc quy định cụ thể của nơi tuyển về loại chứng chỉ được chấp nhận.
Họ tên trên văn bằng khác với thẻ căn cước hiện tại thì làm sao?
Nếu khác do lỗi khi cấp, đề nghị nơi cấp chỉnh sửa theo quy định. Nếu khác do bạn đã đổi tên hợp pháp sau khi tốt nghiệp, giữ giấy tờ chứng minh việc thay đổi để kèm theo khi nộp hồ sơ, và hỏi nơi cấp về việc chỉnh sửa văn bằng.
Có nên nhờ trung tâm làm hộ hồ sơ hợp pháp hoá văn bằng đi nước ngoài không?
Có thể, nếu bạn bận hoặc yêu cầu phức tạp, nhưng hãy giữ quyền kiểm soát bản gốc và nắm từng bước họ làm. Không giao bản gốc khi chưa có biên nhận rõ ràng, và cảnh giác với lời hứa "làm nhanh không cần giấy tờ".