Token chữ ký số bị khoá khi bạn nhập sai mã PIN quá số lần cho phép; muốn dùng lại phải mở khoá theo quy trình của nhà cung cấp, thường cần xác minh bạn là chủ thuê bao. Đây là lỗi khác hẳn trường hợp máy không nhận token, vốn thường do trình điều khiển, cổng cắm hay phần mềm, và nhiều khi tự xử lý được. Token hỏng phần cứng thì chứng thư bên trong không lấy ra được nữa, phải thu hồi và cấp lại.
Bài giúp bạn nhận ra mình đang ở trường hợp nào, làm đúng thứ tự để không biến lỗi nhỏ thành lỗi lớn, và biết khi nào nên dừng tự thử để gọi hỗ trợ. Số lần nhập sai được phép, cách mở khoá và chi phí đổi thiết bị khác nhau theo loại token và nhà cung cấp, bạn đối chiếu với hướng dẫn đi kèm token của mình.
Ba lỗi hay gặp và dấu hiệu nhận ra
Trước khi làm gì, xác định đúng lỗi. Cách xử lý ba trường hợp này khác nhau, và làm sai trường hợp này theo cách của trường hợp kia có thể gây thêm hỏng.
| Lỗi | Dấu hiệu | Hướng xử lý |
|---|---|---|
| Token bị khoá do sai PIN | Phần mềm quản lý token nhận thiết bị nhưng báo mã PIN bị khoá hoặc đã hết lượt thử | Dừng thử PIN, liên hệ nhà cung cấp mở khoá |
| Máy không nhận token | Cắm vào không có phản hồi, phần mềm báo không tìm thấy thiết bị, đèn trên token không sáng hoặc nhấp nháy bất thường | Kiểm tra cổng, trình điều khiển, phần mềm; thử máy khác |
| Token hỏng phần cứng | Không máy nào nhận, đã cài đủ phần mềm, vỏ nứt, chân cắm cong hoặc từng bị nước | Liên hệ nhà cung cấp đổi thiết bị; chứng thư cũ thường phải thu hồi và cấp lại |
| Chứng thư hết hạn hoặc bị thu hồi | Token nhận, PIN đúng, nhưng ký bị từ chối vì chứng thư không còn hiệu lực | Không phải lỗi token; xem phần gia hạn hoặc hỏi lý do thu hồi |
Dòng cuối được thêm vào vì rất nhiều người tưởng token hỏng trong khi chỉ là chứng thư hết hạn. Mở chi tiết chứng thư xem ngày hết hạn trước khi gọi hỗ trợ sẽ tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.
Token bị khoá PIN: vì sao không có cách tự vượt
Cơ chế khoá sau nhiều lần nhập sai được thiết kế để bảo vệ khoá bí mật trong token khỏi người đoán mò. Nếu có cách tự vượt dễ dàng, cơ chế này vô nghĩa. Vì vậy mở khoá luôn cần một thông tin thứ hai mà chỉ chủ thuê bao hoặc nhà cung cấp có, thường là mã mở khoá (nhiều nơi gọi là mã PUK hoặc mã quản trị) được giao khi nhận token, hoặc một quy trình xác minh với nhà cung cấp.
Một số token cho người dùng tự mở khoá nếu còn giữ mã mở khoá, rồi đặt lại PIN mới. Nhiều token khác thì mã mở khoá do nhà cung cấp giữ, họ chỉ thực hiện sau khi xác minh người yêu cầu đúng là chủ thuê bao hoặc người được tổ chức uỷ quyền. Cũng cần biết mã mở khoá cũng có giới hạn số lần thử; thử sai mã này quá nhiều lần, một số loại token khoá vĩnh viễn và chỉ còn cách thay thiết bị.
Đừng tìm phần mềm lạ trên mạng hứa "phá khoá token" hay "lấy lại PIN". Những công cụ như vậy hoặc không làm được gì, hoặc là phần mềm độc hại, hoặc nhằm lấy chính khoá bí mật của bạn. Đường duy nhất đúng là qua nhà cung cấp.
Mở khoá token bị khoá PIN: trình tự an toàn
Trình tự chung, áp cho token của tổ chức lẫn của cá nhân. Gọi tên bước theo cách nhà cung cấp của bạn dùng.
- Dừng nhập PIN ngay khi phần mềm báo sắp hết lượt thử hoặc đã khoá. Đừng nhờ đồng nghiệp đoán tiếp.
- Tìm xem khi nhận token có được giao mã mở khoá không, thường nằm trong phong bì kèm thiết bị hoặc trong thư bàn giao. Nếu có và hướng dẫn cho phép tự mở, làm đúng theo hướng dẫn, chỉ thử một lần cẩn thận.
- Nếu không có mã mở khoá, liên hệ nhà cung cấp qua kênh chính thức, cho biết tên chủ thuê bao, mã số và số hiệu chứng thư nếu biết.
- Chuẩn bị giấy tờ xác minh theo yêu cầu: với tổ chức thường là văn bản đề nghị của người đại diện hoặc người được uỷ quyền; với cá nhân là giấy tờ tuỳ thân.
- Thực hiện mở khoá theo hướng dẫn (từ xa qua phần mềm hỗ trợ hoặc mang token tới điểm hỗ trợ), đặt mã PIN mới.
- Ký thử một văn bản nhỏ trên một hệ thống để chắc chắn mọi thứ hoạt động.
- Ghi mã PIN mới theo quy chế của công ty, không dán lên token, không gửi qua tin nhắn.
Nếu token bị khoá vì người giữ cũ nghỉ việc mà không bàn giao PIN, tình huống này nên được xử lý như chuyển giao người giữ token: mở khoá xong, đổi PIN ngay, và cân nhắc xem người cũ có còn đường nào dùng chứng thư không.
Máy không nhận token: tự kiểm trước khi gọi
Đổi cổng cắm, bỏ bộ chia. Cắm thẳng vào cổng trên máy, không qua bộ chia cổng hay dây nối dài. Nhiều bộ chia không cấp đủ nguồn cho token.
Cài lại phần mềm và trình điều khiển của đúng nhà cung cấp. Tải từ trang chính thức của nhà cung cấp, đúng phiên bản cho hệ điều hành của bạn. Sau khi cập nhật hệ điều hành lớn, trình điều khiển cũ hay ngừng hoạt động.
Thử trên một máy khác. Máy khác nhận được thì lỗi nằm ở máy của bạn, không phải token. Máy nào cũng không nhận thì nghiêng về lỗi thiết bị.
Kiểm tra phần mềm bảo mật. Một số phần mềm diệt virus hoặc chính sách quản trị máy tính của công ty chặn thiết bị cắm ngoài. Hỏi người phụ trách máy tính trước khi tắt bất cứ thứ gì.
Kiểm tra trình duyệt và phần mềm ký. Có trường hợp token được nhận nhưng trang nộp hồ sơ không gọi được nó vì thiếu tiện ích ký số hoặc tiện ích đã cũ. Lỗi này thuộc phần mềm ký, không phải token.
Dừng khi có dấu hiệu hỏng vật lý. Vỏ nứt, chân cong, token nóng bất thường hay từng rơi vào nước thì đừng cố cắm thử nhiều lần, liên hệ nhà cung cấp.
Token hỏng hẳn: thu hồi rồi cấp lại
Khoá bí mật trong phần lớn token được thiết kế để không thể sao chép ra ngoài. Đó là điểm mạnh về an toàn nhưng cũng có nghĩa: token hỏng thì khoá bí mật mất theo, chứng thư gắn với khoá đó không dùng được nữa. Nhà cung cấp thường xử lý bằng cách thu hồi chứng thư cũ và cấp chứng thư mới trên thiết bị mới. Một số bên có chính sách đổi thiết bị bảo hành trong thời gian nhất định; điều kiện cụ thể nằm trong hợp đồng.
Vì chứng thư mới có số hiệu khác, bạn phải đăng ký lại trên các cổng và phần mềm đang dùng, giống như sau khi gia hạn. Nếu hỏng token sát kỳ nộp hồ sơ, xử lý tương tự trường hợp chứng thư hết hạn giữa chừng: liệt kê việc có hạn, báo cơ quan và đối tác nếu cần, giữ lại ghi chép về thời điểm phát hiện và thời điểm liên hệ nhà cung cấp.
Token hỏng cũng là dịp cân nhắc lại hình thức. Nếu công ty hay phải ký ở nhiều nơi, hay token thường xuyên bị mang đi mang lại, hình thức ký số từ xa có thể phù hợp hơn; nếu công ty muốn kiểm soát vật lý chặt, token vẫn là lựa chọn quen thuộc. Mỗi hình thức có ưu nhược riêng, nên hỏi nhà cung cấp và người phụ trách nghiệp vụ trước khi đổi.
Chuẩn bị gì trước khi gọi bộ phận hỗ trợ
Cuộc gọi hỗ trợ ngắn hay dài phụ thuộc nhiều vào việc bạn đưa thông tin đủ ngay từ đầu. Chuẩn bị sẵn những thứ dưới đây trước khi liên hệ.
- Tên chủ thuê bao đúng như trên chứng thư, mã số của tổ chức hoặc số giấy tờ tuỳ thân của cá nhân.
- Số hiệu chứng thư và ngày hết hạn, xem được trong phần mềm quản lý token nếu máy còn nhận thiết bị.
- Mô tả chính xác thông báo lỗi, tốt nhất là ảnh chụp màn hình, cùng thời điểm lỗi bắt đầu xuất hiện.
- Hệ điều hành, trình duyệt và phần mềm ký đang dùng, kèm việc gần đây có cập nhật gì không.
- Những gì bạn đã thử: đổi cổng, cài lại phần mềm, thử máy khác, đã nhập sai PIN mấy lần.
- Với token của tổ chức: tên và chức danh người được uỷ quyền làm việc với nhà cung cấp, sẵn văn bản uỷ quyền nếu được hỏi.
- Hạn nộp hồ sơ gần nhất mà bạn cần dùng token, để bộ phận hỗ trợ biết mức độ gấp.
Với kế toán dịch vụ giữ token của nhiều khách, nên có sẵn một tờ thông tin như trên cho từng token, cất cùng sổ quản lý, để khi có lỗi không phải hỏi lại khách từng thứ.
Phòng trước để token không bị khoá hay hỏng
Đa số ca khoá PIN và hỏng token đến từ vài thói quen dễ sửa.
- Giữ mã mở khoá (nếu được giao) ở nơi khác với token, trong phong bì niêm phong hoặc két của công ty.
- Một token chỉ một người giữ chính, người dự phòng được giao bằng văn bản; tránh để nhiều người cùng thử PIN.
- Không rút token khi đang ký hoặc khi phần mềm đang ghi dữ liệu.
- Cất token trong hộp cứng, tránh nóng ẩm, tránh để trong cốp xe hay túi quần.
- Dán nhãn phân biệt khi công ty có nhiều token, để không nhập PIN của token này vào token kia.
- Mỗi lần cập nhật hệ điều hành lớn, kiểm tra lại phần mềm token trước kỳ nộp hồ sơ.
Nhập nhầm PIN giữa các token là nguyên nhân khoá PIN rất hay gặp ở văn phòng kế toán dịch vụ giữ nhiều token của khách. Một sổ ghi rõ token nào của khách nào, ai giữ, giải quyết được phần lớn chuyện này.
Câu hỏi thường gặp
Token bị khoá PIN thì chứng thư có bị thu hồi không?
Không. Khoá PIN chỉ là khoá truy cập vào thiết bị, chứng thư vẫn còn hiệu lực. Mở khoá xong bạn dùng tiếp bình thường mà không cần đăng ký lại trên các hệ thống.
Nhập sai PIN mấy lần thì token bị khoá?
Số lần cho phép phụ thuộc loại token và cấu hình của nhà cung cấp, không có con số chung. Phần mềm quản lý token thường báo số lần còn lại. Khi thấy chỉ còn một hai lần, nên dừng lại kiểm tra kỹ mã PIN đã ghi.
Có thể tự đổi mã PIN token không?
Thường có, ngay trong phần mềm quản lý token, với điều kiện bạn biết mã PIN hiện tại. Nên đổi PIN khi nhận token lần đầu, khi đổi người giữ và khi nghi có người khác biết mã.
Token hỏng thì văn bản đã ký trước đó có bị ảnh hưởng không?
Không. Văn bản đã ký vẫn giữ nguyên chữ ký và chứng thư của người ký nằm trong tệp. Token hỏng chỉ khiến bạn không ký mới được bằng chứng thư đó.
Mac hay máy tính bảng có dùng token được không?
Tuỳ token và phần mềm nhà cung cấp hỗ trợ. Nhiều token chủ yếu hỗ trợ một số hệ điều hành máy tính để bàn nhất định. Nếu bạn làm việc chủ yếu trên thiết bị khác, hỏi nhà cung cấp trước khi mua, hoặc cân nhắc hình thức ký số từ xa.
Người giữ token nghỉ việc không bàn giao PIN thì làm sao?
Công ty liên hệ nhà cung cấp làm thủ tục mở khoá với tư cách chủ thuê bao, có văn bản của người đại diện theo pháp luật. Sau đó đổi PIN ngay. Nếu nghi người cũ đã dùng hoặc còn giữ cách truy cập, cân nhắc thu hồi và cấp chứng thư mới.