Khi người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài, bước đăng ký tài khoản định danh của tổ chức cần chính người đó có tài khoản định danh điện tử dành cho người nước ngoài ở mức đủ để hệ thống chấp nhận, do cơ quan quản lý xuất nhập cảnh thuộc Bộ Công an cấp theo quy định về định danh và xác thực điện tử. Không có tài khoản đó, người Việt trong công ty không thể thay họ đăng ký, dù là kế toán trưởng hay trợ lý giám đốc.
Đường thoát phổ biến là công ty có thêm một người đại diện theo pháp luật là công dân Việt Nam, vì luật cho phép công ty có nhiều người đại diện và yêu cầu luôn có ít nhất một người cư trú tại Việt Nam. Bài dưới đây đi qua cả hai đường, các giấy tờ cần chuẩn bị và những chỗ công ty vốn nước ngoài hay kẹt.
Vì sao người nước ngoài kẹt ở bước này
Hệ thống định danh xây trên nguyên tắc: tổ chức được tạo danh tính số khi người có quyền đại diện chứng minh được chính mình là ai, ở mức tin cậy cao. Với công dân Việt Nam, việc đó đi qua thẻ căn cước và tài khoản mức 2. Với người nước ngoài, giấy tờ gốc là hộ chiếu và giấy tờ cư trú, dữ liệu thuộc cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, nên tài khoản định danh của họ cũng được tạo theo kênh đó.
Nhiều giám đốc nước ngoài vào Việt Nam bằng thị thực ngắn hạn, đi lại thường xuyên, chưa có thẻ tạm trú. Một số khác có thẻ tạm trú nhưng chưa từng đến cơ quan quản lý xuất nhập cảnh để làm tài khoản định danh, vì trước đây không ai bảo họ cần. Khi công ty cần tài khoản tổ chức để làm thủ tục, mọi người mới phát hiện người duy nhất có quyền đứng ra lại chưa có danh tính số.
Rào cản ngôn ngữ làm mọi thứ chậm thêm. Thông báo của hệ thống, hướng dẫn trên ứng dụng, câu hỏi tại quầy tiếp nhận phần lớn bằng tiếng Việt. Giám đốc nước ngoài dễ hiểu nhầm một bước xác nhận là thủ tục hình thức rồi bấm cho xong, trong khi đó là cam kết về danh tính. Trợ lý nên dịch đủ nghĩa từng màn hình trước khi giám đốc bấm, không chỉ nói "bấm tiếp đi".
Điều kiện cụ thể để người nước ngoài được cấp tài khoản ở từng mức, như loại giấy tờ cư trú nào được chấp nhận và có phải đến trực tiếp để thu nhận sinh trắc hay không, có thể thay đổi theo quy định và hướng dẫn hiện hành. Bạn nên hỏi trực tiếp cơ quan quản lý xuất nhập cảnh nơi người đó cư trú trước khi sắp lịch.
Hai đường đi và khi nào chọn đường nào
Phần lớn công ty vốn nước ngoài rơi vào một trong hai đường dưới đây. Chọn đường nào là quyết định quản trị, không chỉ là chuyện thủ tục.
| Đường đi | Cách làm | Hợp với | Điều cần cân nhắc |
|---|---|---|---|
| Người đại diện nước ngoài tự làm | Người đó làm tài khoản định danh cho người nước ngoài ở mức đủ, rồi đăng ký tài khoản tổ chức | Giám đốc ở Việt Nam lâu dài, có giấy tờ cư trú ổn định | Mất thời gian ban đầu; mỗi lần đổi giấy tờ cư trú cần kiểm lại tài khoản |
| Bổ sung người đại diện là công dân Việt Nam | Sửa điều lệ, đăng ký thay đổi người đại diện, người Việt đăng ký tài khoản tổ chức | Giám đốc thường xuyên ở nước ngoài, công ty có quản lý người Việt tin cậy | Người được bổ sung có quyền đại diện rộng theo luật; cần quy chế nội bộ chia quyền rõ |
| Kết hợp cả hai | Có hai người đại diện, mỗi người có danh tính số, chia việc theo điều lệ | Công ty quy mô vừa trở lên | Phải ghi rõ ai quản trị tài khoản tổ chức để tránh chồng chéo |
Bổ sung người đại diện chỉ vì một thủ tục định danh là cách làm có hệ quả lớn. Người đại diện theo pháp luật có quyền nhân danh công ty trong rất nhiều giao dịch, không chỉ trên cổng dịch vụ công. Quyết định này nên có ý kiến của hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu, và nếu cần, hỏi luật sư trên AI Cố Vấn về cách viết điều lệ để giới hạn phạm vi trong nội bộ.
Nếu người đại diện nước ngoài tự làm
Thứ tự gợi ý cho giám đốc người nước ngoài đang ở Việt Nam, có giấy tờ cư trú còn hạn. Trợ lý người Việt có thể chuẩn bị giúp, nhưng các bước xác nhận danh tính phải là chính người đó.
- Kiểm hộ chiếu và giấy tờ cư trú còn hạn ít nhất vài tháng. Giấy tờ sắp hết hạn thì gia hạn trước, kẻo tài khoản vừa làm đã phải cập nhật.
- Đối chiếu thông tin người đại diện trong đăng ký doanh nghiệp với hộ chiếu hiện tại: họ tên theo thứ tự, số hộ chiếu, quốc tịch. Hộ chiếu đã đổi số mà đăng ký doanh nghiệp còn số cũ là lỗi rất hay gặp; cập nhật đăng ký trước.
- Liên hệ cơ quan quản lý xuất nhập cảnh nơi cư trú để hỏi điều kiện, giấy tờ, có cần đến trực tiếp không, và đặt lịch.
- Sau khi có tài khoản định danh ở mức đủ, cài ứng dụng định danh quốc gia trên điện thoại dùng số thuê bao đăng ký chính chủ tại Việt Nam.
- Đăng ký tài khoản tổ chức theo mã số doanh nghiệp. Ngôn ngữ giao diện có thể là tiếng Việt; trợ lý ngồi cạnh dịch, nhưng giám đốc tự bấm xác nhận.
- Giao quyền thao tác cho kế toán, nhân sự người Việt theo quy chế nội bộ.
Hãy ghi lại ngày hết hạn giấy tờ cư trú của giám đốc vào lịch chung của bộ phận hành chính. Giấy tờ cư trú hết hạn có thể kéo theo trục trặc với tài khoản định danh đúng lúc công ty cần nộp hồ sơ.
Những chỗ công ty vốn nước ngoài hay kẹt
Giám đốc rời Việt Nam dài ngày. Tài khoản tổ chức vẫn chạy nếu quyền thao tác đã giao cho người ở lại. Rắc rối nảy sinh khi cần thêm, bớt người được thao tác mà người quản trị không ở Việt Nam và không đăng nhập được. Giải pháp là giao trước, và nếu thường xuyên vắng, cân nhắc đường có người đại diện thứ hai.
Đổi giám đốc nước ngoài. Giám đốc mới thường mất vài tháng để có giấy tờ cư trú. Trong khoảng đó, công ty cần người có quyền quản trị tài khoản. Lên kế hoạch chuyển giao trước khi giám đốc cũ rời đi, không phải sau.
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài. Trưởng văn phòng đại diện là người nước ngoài gặp vấn đề tương tự, cộng thêm việc văn phòng đại diện cấp phép theo hệ thống riêng. Hỏi riêng cơ quan cấp phép và nơi tiếp nhận.
Nhờ đơn vị dịch vụ đứng tên hộ. Có lời mời "đứng tên người đại diện hộ" cho công ty vốn nước ngoài. Người đứng tên chịu trách nhiệm pháp lý thật với mọi việc công ty làm; công ty thì giao danh tính của mình cho người ngoài. Đây là thoả thuận rủi ro cho cả hai phía.
Khi nào nên hỏi người làm nghề
Phần định danh thuần tuý, như làm tài khoản cho giám đốc nước ngoài và đăng ký tài khoản tổ chức, thường tự làm được với một trợ lý chu đáo. Bạn nên hỏi người làm nghề khi quyết định kéo theo thay đổi cấu trúc quyền trong công ty: bổ sung hay thay người đại diện theo pháp luật, sửa điều lệ để chia quyền giữa nhiều người đại diện, hoặc khi nhà đầu tư ở nước ngoài và người quản lý ở Việt Nam bắt đầu bất đồng.
Một tình huống khác cần thận trọng là người đại diện cũ đã rời công ty nhưng vẫn giữ quyền quản trị tài khoản tổ chức và không hợp tác bàn giao. Đây không còn là chuyện kỹ thuật mà là chuyện quyền đại diện, cần đi từ đăng ký thay đổi người đại diện, rồi đến thủ tục đổi người quản trị dựa trên dữ liệu mới. Luật sư có kinh nghiệm với doanh nghiệp vốn nước ngoài giúp bạn đi đúng thứ tự và giữ bằng chứng.
Khi tìm người làm nghề, bạn hỏi rõ phạm vi: họ tư vấn cách làm, hay đứng ra làm thay bằng giấy uỷ quyền. Giấy uỷ quyền cho bên ngoài nên ghi phạm vi hẹp, có thời hạn, và không bao gồm việc quản trị danh tính số của công ty.
Chuẩn bị ngay từ lúc lập công ty
Nếu bạn đang giúp một nhà đầu tư nước ngoài lập công ty tại Việt Nam, cách rẻ nhất để tránh kẹt là tính đến danh tính số ngay từ đầu. Khi soạn điều lệ, quyết định có một hay nhiều người đại diện theo pháp luật, ai là người cư trú tại Việt Nam, ai quản trị tài khoản tổ chức. Khi lập kế hoạch thị thực và giấy tờ cư trú cho giám đốc, thêm một dòng: làm tài khoản định danh cho người nước ngoài sau khi có giấy tờ cư trú.
Tiếp theo là thứ tự sau khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: tài khoản ngân hàng, chữ ký số của công ty, tài khoản định danh tổ chức, rồi đến các cổng thuế, bảo hiểm, hải quan nếu cần. Chữ ký số của công ty xin theo thủ tục của nhà cung cấp, không phụ thuộc vào tài khoản định danh, nên có thể làm song song trong lúc chờ giám đốc làm danh tính số.
Cuối cùng là tài liệu nội bộ bằng hai thứ tiếng mô tả ai giữ gì: tài khoản tổ chức, quyền thao tác, chứng thư số, nơi lưu kết quả. Giám đốc nước ngoài thường đánh giá cao tài liệu này vì nó cho họ thấy công ty Việt Nam của mình được kiểm soát thế nào, bằng ngôn ngữ họ đọc được.
Câu hỏi thường gặp
Người nước ngoài chỉ có thị thực ngắn hạn có làm được tài khoản định danh không?
Điều kiện cấp tài khoản cho người nước ngoài, nhất là mức cao, thường gắn với giấy tờ cư trú. Người chỉ có thị thực ngắn hạn nên hỏi trực tiếp cơ quan quản lý xuất nhập cảnh; trong khi chờ, công ty cân nhắc có người đại diện thứ hai cư trú tại Việt Nam.
Kế toán trưởng người Việt có thể đăng ký tài khoản tổ chức thay giám đốc nước ngoài không?
Không, nếu kế toán trưởng không phải người đại diện theo pháp luật. Bước đăng ký gắn với danh tính người có quyền đại diện. Kế toán trưởng nhận quyền thao tác sau khi tài khoản đã được tạo.
Bổ sung người đại diện là người Việt có làm mất quyền của giám đốc nước ngoài không?
Không mất, nhưng chia sẻ. Cả hai đều là người đại diện theo pháp luật, và điều lệ có thể quy định cách chia quyền. Viết rõ trong điều lệ và quy chế nội bộ, nhất là ai quản trị tài khoản tổ chức và ai ký những loại giao dịch nào.
Giám đốc nước ngoài đổi hộ chiếu thì cần làm gì?
Cập nhật thông tin người đại diện trong đăng ký doanh nghiệp, cập nhật thông tin tài khoản định danh của người đó theo hướng dẫn của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, rồi kiểm lại tài khoản tổ chức vẫn đăng nhập bình thường.
Công ty vốn nước ngoài có bắt buộc dùng tài khoản định danh tổ chức không?
Các cổng dịch vụ công đang chuyển dần sang đăng nhập bằng tài khoản định danh theo lộ trình riêng. Mức bắt buộc tuỳ từng cổng, từng thời điểm. Kiểm hướng dẫn trên cổng bạn cần dùng, và chuẩn bị sớm thay vì chờ đến khi bị chặn.