Khi chọn nền tảng ký hợp đồng điện tử, điều cần hỏi đầu tiên không phải là giao diện hay giá, mà là năm câu pháp lý: người ký dùng loại chữ ký nào, dấu thời gian do ai cấp, hợp đồng và nhật ký được lưu ở đâu và bao lâu, doanh nghiệp rút toàn bộ dữ liệu ra thế nào khi đổi nhà cung cấp, và nền tảng chịu trách nhiệm gì khi có sự cố. Trả lời rõ được năm câu này thì mới so tiếp tính năng và chi phí.
Bài viết cho người được giao chọn nền tảng ở doanh nghiệp nhỏ và vừa: kế toán, hành chính, nhân sự, pháp chế kiêm nhiệm. Bài không nêu tên hãng nào và không so giá; các tiêu chí dưới đây áp dụng cho mọi nền tảng, trong nước hay nước ngoài. Quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy được hướng dẫn chi tiết bởi văn bản dưới Luật Giao dịch điện tử 2023, bạn đối chiếu bản hiện hành khi đánh giá.
Nền tảng hợp đồng điện tử thật ra làm những gì
Một nền tảng hợp đồng điện tử gom nhiều việc vào một chỗ: soạn hoặc tải hợp đồng lên, gửi cho các bên, xác thực người ký, cho ký, gắn dấu thời gian, lưu bản cuối và nhật ký mọi thao tác. Một số việc do chính nền tảng làm bằng phần mềm của họ, một số việc do tổ chức được cấp phép dịch vụ tin cậy thực hiện, có khi là chính nền tảng nếu họ có giấy phép, có khi là đối tác của họ.
Sự phân biệt này quan trọng khi tranh chấp. Nhật ký thao tác do nền tảng tự ghi là bằng chứng của bên thứ ba, độc lập với hai bên ký, nhưng sức nặng của nó phụ thuộc uy tín và quy trình của nền tảng. Chữ ký số công cộng và dấu thời gian từ tổ chức được cấp phép thì có khung pháp lý rõ ràng hơn. Một nền tảng tốt thường kết hợp cả hai.
Vì thế, khi nghe giới thiệu, bạn nên tách bạch: phần nào là tính năng tiện lợi, phần nào là cơ sở pháp lý của chữ ký. Tính năng tiện lợi có thể thay đổi theo thời gian; cơ sở pháp lý thì quyết định hợp đồng của bạn đứng vững đến đâu.
Năm câu hỏi pháp lý và câu trả lời nên nghe được
Mỗi câu hỏi kèm câu trả lời tốt và dấu hiệu cần cảnh giác. Đây là khung tham khảo; điều khoản cụ thể nằm trong hợp đồng dịch vụ của từng nền tảng.
| Câu hỏi | Câu trả lời nên nghe được | Dấu hiệu cần cảnh giác |
|---|---|---|
| Người ký dùng loại chữ ký nào | Hỗ trợ chữ ký số công cộng của tổ chức được cấp phép, nói rõ khi nào dùng chữ ký điện tử khác | Chỉ có vẽ chữ ký bằng tay trên màn hình, không nói về chứng thư |
| Dấu thời gian do ai cấp | Nêu tên tổ chức được cấp phép dịch vụ cấp dấu thời gian | Chỉ nói hệ thống tự ghi giờ |
| Dữ liệu lưu ở đâu, bao lâu | Nêu nơi lưu, thời gian lưu cam kết, cách sao lưu | Không trả lời được, hoặc lưu bao lâu tuỳ gói cước |
| Rút dữ liệu ra thế nào khi đổi nhà cung cấp | Xuất được tệp hợp đồng gốc còn chữ ký hợp lệ và nhật ký, theo lô | Chỉ cho xem trên nền tảng, xuất ra là bản in mất chữ ký |
| Trách nhiệm khi có sự cố | Có cam kết mức dịch vụ, thông báo sự cố, bồi thường trong giới hạn rõ ràng | Miễn trừ toàn bộ trách nhiệm |
Câu thứ tư là câu hay bị bỏ qua nhất, và cũng là câu gây đau nhất vài năm sau, khi doanh nghiệp muốn đổi nền tảng mà phát hiện hàng nghìn hợp đồng chỉ mở được bên trong hệ thống cũ.
Xác thực người ký: điểm yếu hay bị bỏ qua
Biết ai đang bấm nút ký. Nền tảng gửi đường dẫn ký qua thư điện tử hay tin nhắn. Nếu chỉ dựa vào việc người nhận mở được thư, ai cầm được điện thoại hay hộp thư đều ký được. Hãy hỏi nền tảng xác thực người ký bằng cách nào: mã gửi qua số điện thoại, đối chiếu giấy tờ, chữ ký số.
Chọn mức xác thực theo loại hợp đồng. Hợp đồng lao động với nhân viên mới có thể dùng xác thực vừa phải; hợp đồng mua bán giá trị lớn với doanh nghiệp nên yêu cầu chữ ký số tổ chức. Nền tảng tốt cho phép đặt mức xác thực khác nhau theo mẫu hợp đồng.
Ký thay phải có uỷ quyền. Nền tảng không biết người ký có được uỷ quyền hay không. Việc này thuộc quy chế nội bộ của mỗi bên. Đừng để tính năng chuyển quyền ký trên nền tảng trở thành cách ký thay không có văn bản uỷ quyền.
Người lao động, khách hàng cá nhân cũng là người ký. Khi dùng nền tảng cho hợp đồng lao động hay hợp đồng với khách cá nhân, cần cân nhắc họ có thiết bị, có chữ ký số hay không, và cách hướng dẫn họ, để quy trình không vô tình loại bỏ người không quen công nghệ.
Quy trình chọn và triển khai nền tảng
Một quy trình gọn cho doanh nghiệp nhỏ, làm trong vài tuần, tránh chọn vội rồi phải đổi.
- Liệt kê loại hợp đồng định ký trên nền tảng và số lượng dự kiến mỗi tháng: hợp đồng lao động, hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ, biên bản.
- Gửi năm câu hỏi pháp lý ở trên cho ba đến bốn nền tảng, yêu cầu trả lời bằng văn bản.
- Loại các nền tảng không trả lời được câu về loại chữ ký, dấu thời gian và xuất dữ liệu.
- Dùng thử với vài hợp đồng thật nhưng rủi ro thấp, cả với đối tác bên ngoài, để xem họ có ký được dễ dàng không.
- Thử xuất một hợp đồng đã ký ra khỏi nền tảng, mở bằng phần mềm đọc PDF thông thường và kiểm tra chữ ký còn hợp lệ.
- Đọc kỹ hợp đồng dịch vụ, nhất là các điều khoản lưu trữ, chấm dứt, chuyển giao dữ liệu và giới hạn trách nhiệm.
- Ban hành quy chế nội bộ: ai được tạo, gửi, ký loại hợp đồng nào trên nền tảng, ai quản trị tài khoản, ai rút dữ liệu định kỳ.
Dữ liệu cá nhân và bảo mật trên nền tảng
Hợp đồng lao động, hợp đồng với khách hàng cá nhân chứa nhiều dữ liệu cá nhân: số định danh, địa chỉ, số tài khoản, mức lương. Khi đưa lên nền tảng, doanh nghiệp vẫn là bên chịu trách nhiệm chính về việc xử lý dữ liệu đó, còn nền tảng thường là bên xử lý theo uỷ quyền. Hợp đồng dịch vụ nên có điều khoản về bảo vệ dữ liệu cá nhân, mục đích xử lý, nơi lưu trữ và thông báo khi có sự cố.
Về tài khoản, hãy dùng tài khoản quản trị gắn với địa chỉ thư chung của công ty, có ít nhất hai người quản trị, bật xác thực hai lớp. Khi nhân viên nghỉ việc, thu hồi quyền ngay trong ngày. Một tài khoản quản trị nằm trong tay người đã nghỉ là cửa hở lớn nhất của mọi nền tảng.
Nếu nền tảng lưu dữ liệu ở nước ngoài, cần xem xét các quy định về chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài và về lưu trữ dữ liệu tại Việt Nam áp dụng cho doanh nghiệp mình. Phần này có quy định riêng, thay đổi trong mấy năm gần đây, nên kiểm văn bản hiện hành hoặc hỏi người làm pháp chế.
Chi phí: những yếu tố cần hỏi để so cho đúng
Giá niêm yết của các nền tảng rất khó so trực tiếp vì mỗi bên tính theo một kiểu: theo số hợp đồng, theo số người dùng, theo dung lượng lưu trữ, hoặc trọn gói năm. Bài không nêu giá cụ thể; điều bạn cần là bảng các yếu tố cấu thành chi phí để quy về cùng một đơn vị, thường là chi phí cho một hợp đồng hoàn tất trong một năm với khối lượng thực tế của mình.
Các yếu tố nên hỏi: phí thuê bao nền tảng; phí mỗi lượt ký hoặc mỗi hợp đồng; chi phí chữ ký số của người ký nếu nền tảng cấp kèm; phí dấu thời gian; phí lưu trữ khi vượt dung lượng hay sau khi hết gói; phí xuất dữ liệu hàng loạt; phí kết nối với phần mềm kế toán hay nhân sự đang dùng. Có nền tảng miễn phí phần ký nhưng tính phí cao ở phần lưu trữ hay xuất dữ liệu, đúng lúc bạn khó đổi sang bên khác.
Ví dụ giả định: một công ty có khoảng ba mươi hợp đồng lao động và hai mươi hợp đồng mua bán mỗi tháng. Gói tính theo người dùng có thể rẻ nếu chỉ hai người gửi hợp đồng, nhưng đắt nếu mỗi trưởng phòng đều cần tài khoản. Gói tính theo hợp đồng thì ngược lại. Ước lượng đúng khối lượng và số người tham gia trước khi so là bước bắt buộc.
Sai lầm hay gặp khi dùng nền tảng hợp đồng điện tử
Những sai lầm dưới đây không đến từ công nghệ mà từ cách doanh nghiệp tổ chức công việc.
- Chọn theo giá rẻ nhất, sau đó phát hiện chữ ký trên nền tảng chỉ là chữ ký vẽ tay, không có chứng thư.
- Không bao giờ xuất dữ liệu ra lưu riêng, đến khi gói cước hết hạn hay nền tảng ngừng hoạt động thì mất quyền truy cập.
- Dùng một tài khoản chung cho cả phòng, không biết ai đã gửi hay huỷ hợp đồng nào.
- Đưa mọi loại giao dịch lên nền tảng, kể cả loại mà luật yêu cầu hình thức riêng như công chứng.
- Không báo trước cho đối tác, đối tác không quen thao tác nên ký chậm hoặc ký sai, làm trễ cả hợp đồng.
- Để mẫu hợp đồng trên nền tảng lỗi thời sau khi luật thay đổi hay sau khi công ty đổi tên, đổi địa chỉ, khiến hàng loạt hợp đồng mới ký mang thông tin cũ.
- Cho đối tác ký bằng tài khoản cá nhân không rõ danh tính, rồi không chứng minh được người ký là đại diện của doanh nghiệp đối tác.
Câu hỏi thường gặp
Chữ ký vẽ tay trên màn hình có giá trị pháp lý không?
Đó là một dạng chữ ký điện tử và không bị phủ nhận giá trị chỉ vì ở dạng điện tử, nhưng khả năng chứng minh ai đã ký thấp hơn nhiều so với chữ ký số. Với hợp đồng giá trị lớn, nên dùng chữ ký số công cộng; chữ ký vẽ tay chỉ phù hợp giao dịch nhỏ, rủi ro thấp.
Nền tảng hợp đồng điện tử có cần giấy phép không?
Tuỳ việc nền tảng làm. Nếu nền tảng trực tiếp cung cấp dịch vụ tin cậy như cấp chữ ký số hay dấu thời gian thì cần giấy phép tương ứng. Nếu chỉ là phần mềm quản lý quy trình, dùng dịch vụ tin cậy của đối tác, thì cần xem đối tác đó có được cấp phép không.
Hợp đồng lao động ký trên nền tảng có được chấp nhận không?
Pháp luật lao động hiện hành đã thừa nhận hợp đồng lao động giao kết bằng phương tiện điện tử. Doanh nghiệp cần bảo đảm người lao động ký được thuận tiện, nhận được bản hợp đồng đã ký, và kiểm các hướng dẫn hiện hành về hợp đồng lao động điện tử.
Đổi nền tảng thì hợp đồng cũ còn giá trị không?
Hợp đồng đã ký vẫn có giá trị, vì giá trị nằm ở nội dung và chữ ký, không ở nền tảng. Điều quan trọng là bạn xuất được tệp gốc còn chữ ký hợp lệ và nhật ký trước khi chấm dứt dịch vụ. Hãy thử xuất ngay khi bắt đầu dùng.
Có nên dùng nền tảng nước ngoài không?
Có thể, nhưng cần kiểm chữ ký số và dấu thời gian trên nền tảng có được công nhận khi tranh chấp tại Việt Nam không, dữ liệu lưu ở đâu, và các quy định về dữ liệu cá nhân. Nếu đối tác chủ yếu trong nước, nền tảng hỗ trợ chữ ký số công cộng Việt Nam thường thuận tiện hơn.
Doanh nghiệp nhỏ có cần nền tảng hay chỉ cần phần mềm ký số?
Nếu mỗi tháng chỉ ký vài hợp đồng, phần mềm ký số đi kèm token cùng một thư mục lưu trữ có sao lưu là đủ. Nền tảng đáng tiền khi số hợp đồng nhiều, nhiều người tham gia duyệt, hoặc cần theo dõi trạng thái ký của nhiều đối tác cùng lúc.