Hội, hiệp hội và quỹ xã hội, quỹ từ thiện là tổ chức có tư cách pháp nhân nhưng không nằm trong cơ sở dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, nên khi đăng ký tài khoản định danh của tổ chức, giấy tờ gốc là quyết định cho phép thành lập, quyết định phê duyệt hoặc công nhận điều lệ, và người đứng ra là người đại diện theo pháp luật ghi trong điều lệ, thường là chủ tịch. Đăng ký trực tuyến có đi trọn hay không tuỳ dữ liệu của tổ chức đã được hệ thống tra được hay chưa; nếu chưa, bạn được hướng dẫn nộp trực tiếp.
Đặc điểm của hội là người lãnh đạo thường làm kiêm nhiệm, nhiệm kỳ ngắn, văn phòng ít người, và thư ký hội là người làm hầu hết thủ tục. Bài đi theo đúng bối cảnh đó: chuẩn bị giấy tờ, giao quyền cho văn phòng, và giữ danh tính số qua mỗi kỳ đại hội.
Giấy tờ gốc theo từng loại tổ chức
Mỗi loại tổ chức có bộ giấy tờ chứng minh tư cách khác nhau. Trước khi đăng ký, gom đủ bản mới nhất của những giấy tờ dưới đây; tên gọi văn bản cụ thể tuỳ cơ quan đã cấp cho tổ chức của bạn.
| Loại tổ chức | Giấy tờ chứng minh tư cách | Người đứng ra thường là | Điểm hay thiếu |
|---|---|---|---|
| Hội, hiệp hội | Quyết định cho phép thành lập, quyết định phê duyệt điều lệ, các quyết định đổi tên nếu có | Chủ tịch hội, theo điều lệ | Quyết định công nhận ban lãnh đạo nhiệm kỳ hiện tại |
| Quỹ xã hội, quỹ từ thiện | Giấy phép thành lập và công nhận điều lệ quỹ, quyết định công nhận hội đồng quản lý quỹ | Chủ tịch hội đồng quản lý quỹ hoặc giám đốc quỹ, theo điều lệ | Thông tin người đứng đầu chưa cập nhật sau khi đổi người |
| Hiệp hội doanh nghiệp, hội nghề nghiệp | Như hội, kèm danh sách hội viên tổ chức nếu cần cho thủ tục cụ thể | Chủ tịch hiệp hội | Nhầm giữa văn phòng hiệp hội và doanh nghiệp của chủ tịch |
| Chi hội, câu lạc bộ trực thuộc | Quyết định thành lập của hội | Không có tư cách pháp nhân riêng | Làm thủ tục qua danh tính của hội |
Mã số thuế của hội, quỹ cũng là thông tin cần mang theo, vì nhiều hệ thống dùng nó để đối chiếu. Nếu hội chưa từng đăng ký mã số thuế, hỏi nơi tiếp nhận xem có cần làm trước không.
Thứ tự đăng ký cho một hội vừa qua đại hội
Thời điểm tốt nhất để đăng ký hoặc cập nhật là ngay sau khi ban lãnh đạo nhiệm kỳ mới được công nhận. Thứ tự gợi ý:
- Chờ quyết định công nhận kết quả đại hội hoặc văn bản tương đương của cơ quan quản lý nhà nước về hội, nếu điều lệ và quy định yêu cầu. Người đại diện theo pháp luật mới chỉ được hệ thống nhận khi giấy tờ đã ghi tên họ.
- Đối chiếu thông tin của chủ tịch mới trên các văn bản với thẻ căn cước: họ tên, ngày sinh, số định danh. Cập nhật hồ sơ thuế của hội nếu người đứng đầu đã đổi.
- Chủ tịch kích hoạt tài khoản định danh cá nhân mức 2 nếu chưa có, dùng số điện thoại chính chủ.
- Chủ tịch đề nghị tạo tài khoản tổ chức trên ứng dụng định danh quốc gia, chọn loại hình phù hợp. Nếu ứng dụng không có lựa chọn cho hội, quỹ, hỏi công an nơi tiếp nhận về hồ sơ trực tiếp.
- Ban thường trực ra văn bản phân công: ai trong văn phòng được thao tác thủ tục nào. Chủ tịch giao quyền theo văn bản đó, qua tài khoản cá nhân của từng người.
- Lưu thông báo tạo tài khoản và văn bản phân công vào hồ sơ pháp lý của hội, cạnh điều lệ.
Nếu hội đang ở giữa hai nhiệm kỳ và quyết định công nhận chưa có, đừng vội để chủ tịch mới đăng ký. Đăng ký bằng thông tin chưa được công nhận dễ bị từ chối, và nếu lọt thì về sau lại phải sửa.
Văn phòng hội: người làm thật và quyền của họ
Chủ tịch hội thường là một người có vị trí ở nơi khác, dành cho hội một phần thời gian. Người làm thủ tục hằng ngày là chánh văn phòng hoặc thư ký hội. Mô hình lành mạnh là chủ tịch giữ quyền quản trị tài khoản tổ chức, còn văn phòng giữ quyền thao tác. Chủ tịch không cần làm từng thủ tục, nhưng cần là người duy nhất thêm, bớt người được thao tác.
Nhiều hội có thói quen để thư ký giữ luôn điện thoại hoặc mật khẩu của chủ tịch "cho tiện". Đó là thói quen nên bỏ. Khi có tranh chấp nội bộ, hay đơn giản khi chủ tịch nhiệm kỳ sau không quen thư ký cũ, mọi thao tác trong quá khứ đều bị nghi ngờ vì không phân biệt được ai làm. Quyền thao tác riêng của thư ký, đi qua tài khoản của chính thư ký, để lại vết rõ ràng và bảo vệ cả hai người.
Với quỹ xã hội, quỹ từ thiện, mức cẩn trọng cần cao hơn, vì quỹ nhận và chi tiền của người khác. Các thủ tục báo cáo tài chính, công khai thu chi, nếu nộp trực tuyến, nên có hai người: một người chuẩn bị, một người duyệt trước khi nộp. Phân quyền trên hệ thống nên phản ánh đúng hai vai đó nếu tính năng cho phép.
Hội thường dùng danh tính tổ chức vào việc gì
Hội không có nhiều thủ tục như doanh nghiệp, nhưng những việc dưới đây ngày càng đi qua cổng trực tuyến. Biết trước giúp ban thường trực quyết định giao quyền cho ai, ở mức nào:
- Báo cáo tình hình tổ chức, hoạt động hằng năm gửi cơ quan quản lý nhà nước về hội, khi cơ quan đó nhận báo cáo trực tuyến.
- Thủ tục về thuế của hội: đăng ký, thay đổi thông tin, kê khai các khoản phải nộp nếu hội có hoạt động phát sinh nghĩa vụ.
- Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho người làm việc tại văn phòng hội theo hợp đồng lao động.
- Hồ sơ xin phép tổ chức hội thảo, hội nghị có yếu tố nước ngoài, hoặc tiếp nhận tài trợ, khi quy định yêu cầu và cổng tiếp nhận trực tuyến.
- Với quỹ: báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động định kỳ, thủ tục liên quan đến thay đổi hội đồng quản lý quỹ.
- Nhận kết quả thủ tục ở dạng bản điện tử và lưu vào hồ sơ của hội.
Mỗi việc trên có thể do một người khác nhau phụ trách. Danh sách này cũng là khung để viết văn bản phân công: liệt kê việc, ghi tên người, ghi mức quyền.
Khi đổi nhiệm kỳ, đổi chủ tịch
Danh tính của hội không đổi. Hội vẫn là hội, tài khoản tổ chức vẫn là của hội. Chỉ người quản trị tài khoản đổi theo người đại diện mới. Không có lý do gì để đăng ký một tài khoản tổ chức mới cho mỗi nhiệm kỳ.
Bàn giao phần số trong biên bản bàn giao. Chủ tịch cũ bàn giao danh sách người đang có quyền, danh sách cổng hội đang dùng, kho kết quả thủ tục. Nếu chủ tịch cũ không còn hợp tác, ghi rõ trong biên bản và hỏi nơi tiếp nhận về cách đổi người quản trị dựa trên quyết định công nhận mới.
Rà lại quyền của văn phòng. Thư ký, kế toán của nhiệm kỳ trước có thể ở lại hoặc không. Người ở lại cũng nên được giao lại quyền theo văn bản phân công mới, để nhiệm kỳ mới chịu trách nhiệm về quyết định giao quyền của mình.
Báo các bên đang giao dịch. Ngân hàng, cơ quan thuế, cơ quan quản lý nhà nước về hội và các đối tác tài trợ cần biết người đại diện mới. Đổi định danh không tự cập nhật hồ sơ ở những nơi đó.
Những sai lầm nên tránh
Hội và quỹ hay mắc những lỗi dưới đây, phần lớn xuất phát từ việc coi tổ chức như "nhóm bạn bè có con dấu":
- Đăng ký tài khoản tổ chức bằng thông tin của doanh nghiệp do chủ tịch làm chủ. Hiệp hội và doanh nghiệp của chủ tịch là hai pháp nhân khác nhau.
- Để chi hội, câu lạc bộ trực thuộc tự đăng ký danh tính "cho hội". Chi hội không có tư cách pháp nhân riêng; nó làm việc qua quyền được hội giao.
- Dùng tài khoản cá nhân của chủ tịch để nộp hồ sơ của hội, kết quả nằm trong tài khoản cá nhân. Khi chủ tịch thôi nhiệm kỳ, hội mất dấu hồ sơ.
- Không cập nhật quyết định đổi tên hội trước khi đăng ký. Tên trên hệ thống phải là tên hiện hành theo quyết định mới nhất.
- Giao quyền rộng cho người tình nguyện ngắn hạn. Tình nguyện viên giúp sự kiện không cần quyền thao tác thủ tục của hội.
Phần lớn sai lầm ở đây không làm hội bị phạt ngay, nhưng làm mất thời gian và gây nghi ngờ nội bộ khi có biến động nhân sự, vốn là chuyện thường gặp ở hội.
Ví dụ giả định: hội nghề nghiệp cấp tỉnh đổi chủ tịch giữa nhiệm kỳ
Ví dụ giả định: một hội nghề nghiệp cấp tỉnh ở Quảng Ngãi có văn phòng hai người. Chủ tịch nghỉ hưu và thôi giữ chức giữa nhiệm kỳ, phó chủ tịch được ban chấp hành bầu thay. Trong lúc chờ văn bản công nhận, thư ký vẫn cần nộp báo cáo năm.
Hội làm thế này: báo cáo năm do thư ký nộp bằng quyền thao tác đã được chủ tịch cũ giao từ trước, ghi rõ trong sổ. Khi có văn bản công nhận, chủ tịch mới làm thủ tục đổi người quản trị tài khoản tổ chức, rồi giao lại quyền cho thư ký và kế toán theo văn bản phân công mới. Quyền của chủ tịch cũ được thu hồi cùng ngày. Toàn bộ quá trình không cần ai mượn điện thoại của ai, và khi kiểm tra cuối năm, mọi thao tác đều có tên người làm.
Điều hội này làm đúng ngay từ đầu là để thư ký có quyền thao tác riêng thay vì giữ mật khẩu của chủ tịch. Nếu ngược lại, khi chủ tịch cũ nghỉ hưu và đổi số điện thoại, hội có thể mất luôn lối vào tài khoản và phải chờ thủ tục khôi phục giữa mùa báo cáo.
Câu hỏi thường gặp
Chi hội có cần đăng ký tài khoản định danh tổ chức riêng không?
Thường là không, vì chi hội không có tư cách pháp nhân riêng. Chi hội làm thủ tục thông qua quyền mà hội giao cho người phụ trách chi hội, đi qua tài khoản cá nhân của người đó.
Quỹ từ thiện nhỏ do một nhóm người lập có đăng ký được không?
Chỉ quỹ đã được cấp phép thành lập và công nhận điều lệ mới là pháp nhân. Nhóm thiện nguyện chưa có giấy phép thì chưa có danh tính tổ chức để đăng ký; người đứng ra quyên góp làm việc bằng danh tính cá nhân và chịu trách nhiệm cá nhân.
Chủ tịch hội là người nước ngoài thì sao?
Tuỳ loại hội và quy định về thành viên, người đứng đầu. Nếu người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài, họ cần tài khoản định danh điện tử dành cho người nước ngoài ở mức đủ để đăng ký. Hỏi nơi tiếp nhận trước khi chuẩn bị hồ sơ.
Hội đổi tên theo quyết định mới thì tài khoản tổ chức có phải làm lại không?
Thường chỉ cần cập nhật thông tin, không làm lại từ đầu, vì pháp nhân vẫn là một. Cập nhật dữ liệu nguồn như hồ sơ thuế trước, rồi làm thủ tục thay đổi thông tin tài khoản theo hướng dẫn hiện hành.
Hội giải thể thì tài khoản và hồ sơ trên đó xử lý ra sao?
Tải về toàn bộ kết quả thủ tục, báo cáo đã nộp, rồi thu hồi quyền của mọi người. Sau khi có quyết định giải thể, hỏi nơi tiếp nhận về việc khoá tài khoản. Hồ sơ lưu trữ của hội giao theo quy định về lưu trữ.