Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh là đơn vị phụ thuộc, không có tư cách pháp nhân riêng, nên danh tính số gốc thuộc về doanh nghiệp: tài khoản định danh của tổ chức đăng ký theo mã số doanh nghiệp, do người đại diện theo pháp luật của công ty đứng ra. Đơn vị phụ thuộc có mã số riêng để quản lý, và tuỳ quy định, tính năng hệ thống tại thời điểm bạn làm, có thể được tách quyền hoặc tạo tài khoản gắn với mã của mình. Điều chắc chắn là người đứng đầu chi nhánh không tự thay công ty đăng ký danh tính cho pháp nhân.
Với doanh nghiệp có chi nhánh ở tỉnh khác, câu hỏi thực tế là: giám đốc chi nhánh làm thủ tục tại địa phương bằng gì, công ty mẹ kiểm soát thế nào, và khi đóng chi nhánh thì dọn quyền ra sao. Bài đi theo đúng ba câu đó.
Ba loại đơn vị phụ thuộc khác nhau ở đâu
Luật Doanh nghiệp phân biệt rõ ba loại. Chức năng khác nhau kéo theo nhu cầu làm thủ tục trực tuyến khác nhau, nên đừng áp một cách cho cả ba.
| Loại | Được làm gì | Hay phải làm thủ tục gì | Gợi ý với danh tính số |
|---|---|---|---|
| Chi nhánh | Thực hiện một phần hoặc toàn bộ chức năng của doanh nghiệp, kể cả kinh doanh, theo uỷ quyền | Thuế, lao động, bảo hiểm, giấy phép con tại địa phương | Người đứng đầu chi nhánh được công ty giao quyền thao tác các thủ tục của chi nhánh |
| Văn phòng đại diện | Đại diện theo uỷ quyền, bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp; không kinh doanh | Ít thủ tục; chủ yếu lao động, thông báo thay đổi | Thường chỉ cần quyền xem và một số thủ tục hành chính |
| Địa điểm kinh doanh | Nơi hoạt động kinh doanh cụ thể | Điều kiện kinh doanh tại chỗ, an toàn thực phẩm, phòng cháy | Thủ tục thường do công ty hoặc chi nhánh quản lý nộp thay |
Mã số của chi nhánh, văn phòng đại diện gắn với mã số doanh nghiệp, còn địa điểm kinh doanh có mã riêng ngắn hơn. Khi nhập mã trên bất kỳ cổng nào, bạn kiểm kỹ mình đang nhập mã của pháp nhân hay của đơn vị phụ thuộc; nhập lẫn là nguyên nhân hàng đầu của thông báo "không tìm thấy tổ chức".
Vì sao chi nhánh không tự đăng ký danh tính cho pháp nhân
Tài khoản định danh của tổ chức là danh tính số của pháp nhân. Người có quyền đề nghị tạo nó là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, vì chỉ người đó mới được pháp luật cho đứng ra thay pháp nhân trong mọi giao dịch. Người đứng đầu chi nhánh hành động theo giấy uỷ quyền của doanh nghiệp, phạm vi do doanh nghiệp quy định. Nếu để giám đốc chi nhánh tự đăng ký một danh tính "cho công ty" bằng thông tin của mình, công ty mẹ sẽ mất quyền kiểm soát với chính danh tính của nó.
Thực tế đã có tình huống ở nhiều công ty: chi nhánh ở xa tự xoay xở, dùng tài khoản cá nhân của trưởng chi nhánh để nộp hồ sơ, kết quả nằm trong tài khoản của một người. Khi người đó nghỉ, công ty không có lối nào lấy lại lịch sử hồ sơ, phải xin cấp lại giấy tờ. Cách phòng là trụ sở chính đăng ký danh tính tổ chức trước, rồi giao quyền xuống chi nhánh theo phạm vi rõ ràng.
Với chi nhánh hạch toán độc lập, có nghĩa vụ kê khai riêng, nhu cầu thao tác tại địa phương nhiều hơn. Hệ thống có thể cho tách quyền theo mã đơn vị phụ thuộc hoặc không, tuỳ tính năng hiện hành. Trước khi xây quy trình, bạn thử với một chi nhánh, xem cổng nào nhận đăng nhập theo cách nào, rồi mới nhân rộng.
Thiết lập cho công ty có chi nhánh ở tỉnh khác
Thứ tự dưới đây giả định trụ sở chính và chi nhánh ở hai tỉnh khác nhau, chi nhánh có trưởng chi nhánh và một kế toán. Phần thao tác chi tiết theo hướng dẫn của ứng dụng tại thời điểm làm.
- Trụ sở chính đăng ký tài khoản định danh tổ chức theo mã số doanh nghiệp, do người đại diện theo pháp luật thao tác.
- Lập danh sách đơn vị phụ thuộc: tên, mã số, địa chỉ hiện hành sau sắp xếp hành chính, người đứng đầu, người làm thủ tục. Danh sách này là nền cho mọi bước sau.
- Ra quyết định nội bộ về phạm vi việc chi nhánh được tự làm trực tuyến: thủ tục nào, đến mức nào thì phải xin ý kiến trụ sở. Gắn với giấy uỷ quyền đã cấp cho trưởng chi nhánh.
- Giao quyền thao tác cho người ở chi nhánh bằng tài khoản cá nhân mức 2 của chính họ, theo tính năng phân quyền của hệ thống. Không gửi mật khẩu, mã xác thực qua tin nhắn.
- Thống nhất nơi lưu kết quả: mọi kết quả thủ tục của chi nhánh tải về và đưa vào kho hồ sơ chung của công ty, không chỉ nằm trong máy của chi nhánh.
- Đặt lịch rà quyền mỗi quý: ai còn, ai đã nghỉ, ai chuyển công tác giữa các chi nhánh.
Với công ty có nhiều chi nhánh, bảng rà quyền nên do một người ở trụ sở giữ, không giao cho từng chi nhánh tự rà, vì người tự rà quyền của mình thường không thấy chỗ hở của mình.
Những tình huống hay vướng
Trưởng chi nhánh vừa được bổ nhiệm, việc gấp đang chờ. Quyết định bổ nhiệm và giấy uỷ quyền có trước, quyền trên hệ thống có sau. Trụ sở nên giao quyền ngay trong ngày bổ nhiệm; trong khi chờ, việc gấp do người ở trụ sở nộp thay.
Chi nhánh chuyển địa chỉ sang tỉnh mới sau sắp xếp hành chính. Nếu chỉ đổi tên đơn vị hành chính mà không dời đi, nhiều nơi không yêu cầu thủ tục ngay; nếu dời thật sang địa bàn khác thì làm thủ tục thay đổi hoạt động chi nhánh trước, rồi mới cập nhật nơi khác.
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài. Đây là loại khác văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam, cấp phép theo hệ thống riêng. Cách đăng ký danh tính tổ chức với loại này cần hỏi riêng cơ quan cấp phép và nơi tiếp nhận; đừng áp nguyên cách của doanh nghiệp trong nước.
Một người làm thủ tục cho nhiều chi nhánh. Kế toán khu vực phụ trách ba chi nhánh là chuyện thường. Giao quyền theo từng đơn vị và ghi rõ trong bảng; khi người đó nghỉ, thu hồi cả ba cùng lúc.
Đóng chi nhánh. Làm xong nghĩa vụ thuế, lao động, rồi thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh. Trước khi nộp hồ sơ chấm dứt, tải về mọi kết quả thủ tục của chi nhánh và thu hồi quyền của người ở đó.
Điều công ty mẹ nên giữ trong tay
Dù giao quyền rộng đến đâu, có mấy thứ trụ sở chính không nên buông, vì mất chúng là mất khả năng kiểm soát danh tính của cả doanh nghiệp:
- Quyền quản trị tài khoản tổ chức: thêm, bớt, đổi người được thao tác.
- Danh sách đơn vị phụ thuộc và người phụ trách từng đơn vị, cập nhật theo quyết định nhân sự.
- Kho hồ sơ kết quả thủ tục của mọi chi nhánh, lưu tập trung, có bản sao dự phòng.
- Thông tin liên lạc dùng để khôi phục tài khoản: số điện thoại, thư điện tử của người đại diện, không đặt theo số của chi nhánh.
- Nhật ký thao tác, xem định kỳ để đối chiếu với kế hoạch công việc của chi nhánh.
- Chứng thư số của doanh nghiệp: nếu chi nhánh cần ký, cấp chứng thư hoặc uỷ quyền ký theo quy chế, không gửi token của trụ sở đi.
Giữ sáu thứ này không có nghĩa là không tin chi nhánh; nó là điều kiện để giao việc cho chi nhánh mà vẫn ngủ yên khi có người nghỉ việc đột ngột.
Chi nhánh hạch toán độc lập và hạch toán phụ thuộc: khác gì khi làm thủ tục trực tuyến
Hai cách hạch toán là chuyện kế toán, nhưng nó quyết định chi nhánh phải tự đứng ra làm bao nhiêu thủ tục. Chi nhánh hạch toán độc lập thường có mã số riêng để kê khai, tự nộp báo cáo, tự giao dịch với cơ quan thuế và bảo hiểm tại địa phương. Chi nhánh hạch toán phụ thuộc thì phần lớn nghĩa vụ được trụ sở kê khai gộp, chi nhánh chỉ còn những thủ tục gắn với nơi hoạt động như giấy phép con, lao động địa phương.
Vì vậy phạm vi quyền giao xuống nên đi theo cách hạch toán. Chi nhánh độc lập cần quyền thao tác rộng hơn trên các cổng liên quan đến nghĩa vụ riêng của mình; chi nhánh phụ thuộc chỉ cần quyền hẹp. Giao rộng cho chi nhánh phụ thuộc là mở thêm cửa không cần thiết; giao hẹp cho chi nhánh độc lập thì trụ sở thành nút thắt, mỗi tờ khai đều phải chờ người ở Hà Nội hay Thành phố Hồ Chí Minh bấm hộ.
Phần nghiệp vụ kê khai cụ thể, như loại tờ khai nào nộp ở đâu, thuộc cụm thuế và thay đổi theo chính sách từng thời kỳ. Ở góc định danh, bạn chỉ cần trả lời được: thủ tục này đứng tên đơn vị nào, nộp qua quyền của ai, kết quả về tài khoản nào. Ba câu đó ghi được vào bảng thì quy trình chạy.
Ví dụ giả định: chuỗi ba cửa hàng mở chi nhánh ở Hải Phòng
Ví dụ giả định: một công ty bán vật tư nông nghiệp có trụ sở tại Hà Nội, mở chi nhánh ở Hải Phòng với một trưởng chi nhánh và một kế toán. Năm đầu, chi nhánh tự nộp hồ sơ bằng tài khoản cá nhân của trưởng chi nhánh, vì "trụ sở bận". Khi trưởng chi nhánh chuyển công ty khác, công ty phát hiện bản điện tử giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh của chi nhánh nằm trong tài khoản của người đó, phải xin cấp lại bản sao.
Năm thứ hai, công ty làm lại từ gốc: người đại diện đăng ký tài khoản tổ chức, giao quyền cho trưởng chi nhánh mới và kế toán theo phạm vi ghi trong quyết định, kết quả thủ tục được tải về kho chung mỗi tuần. Ba tháng sau, khi kế toán nghỉ thai sản, trụ sở chuyển quyền sang người thay trong một buổi sáng, không phải đi xin lại giấy tờ nào.
Bài học của công ty này không phải là công nghệ mà là thứ tự: danh tính của pháp nhân phải có trước, quyền của người ở xa đến sau và có ngày bắt đầu, ngày kết thúc. Làm ngược thứ tự thì danh tính số của công ty nằm rải rác trong tài khoản cá nhân của nhiều người, và mỗi lần đổi người là một lần mất dấu.
Câu hỏi thường gặp
Mã số chi nhánh có dùng để đăng ký tài khoản định danh tổ chức riêng được không?
Tuỳ quy định và tính năng hệ thống tại thời điểm bạn làm. Nguyên tắc chung là danh tính tổ chức gắn với pháp nhân. Bạn thử trên ứng dụng hoặc hỏi nơi tiếp nhận; nếu không có, giao quyền cho chi nhánh qua tài khoản của doanh nghiệp.
Trưởng chi nhánh có cần tài khoản định danh mức 2 không?
Có, nếu người đó trực tiếp làm thủ tục trực tuyến cho chi nhánh. Quyền thao tác được giao qua tài khoản cá nhân của chính người đó, nên tài khoản cần ở mức đủ để hệ thống chấp nhận và gắn với số điện thoại chính chủ.
Văn phòng đại diện không kinh doanh thì có cần lo chuyện định danh không?
Ít hơn chi nhánh, nhưng vẫn có thủ tục về lao động, thay đổi người đứng đầu, chấm dứt hoạt động. Giao quyền ở mức hẹp cho người đứng đầu văn phòng là đủ, miễn là trụ sở giữ quyền quản trị.
Địa điểm kinh doanh có phải đăng ký gì riêng về định danh không?
Thường không. Địa điểm kinh doanh là nơi hoạt động, thủ tục của nó do doanh nghiệp hoặc chi nhánh quản lý nộp. Bạn chỉ cần ghi đúng mã địa điểm khi hồ sơ yêu cầu.
Chi nhánh ở nước ngoài của doanh nghiệp Việt Nam thì sao?
Chi nhánh ở nước ngoài làm thủ tục theo luật nước sở tại. Với các thủ tục ở Việt Nam liên quan đến chi nhánh đó, doanh nghiệp tại Việt Nam dùng danh tính tổ chức của mình. Phần đầu tư ra nước ngoài là thủ tục riêng, nên hỏi người làm nghề.